Les recommandations que je vais vous partager dans cet article sont tirées du livre Smarter, faster, better de Charles Duhigg et vont vous aider à gagner en productivité.
Dans son livre, Charles Duhigg mentionne un système nommé la méthode « scrum ». Cette méthode a été utilisée lors de la refonte des systèmes du FBI américain.
En 1997, le FBI s’est rendu compte que leur système de gestion d’informations était désordonné. Chaque agent devait remplir les rapports en format papier en triple exemplaire, l’annoter et l’envoyer dans un système de tubes et de dossiers à d’autres personnes et les informations et les pistes se perdaient. Il n’y avait pas de communication entre les services et beaucoup de mal à faire le lien entre les affaires qui semblaient être complètement disjointes. Cela aurait permis de retrouver des personnes disparues, des criminels qui faisaient le même crime à plusieurs endroits différents et comme c’était géré par différents bureaux, les informations n’étaient pas en corrélation.
Le FBI a décidé de créer un programme qu’ils ont nommé « Sentinel » et de faire exécuter ce programme en l’espace de 5 ans. Le budget était d’une centaine de millions de dollars. 13 ans et 300 millions de dollars dépensés plus tard, Sentinel était toujours pas opérationnel, le système ne fonctionnait pas et n’existait pas : rien n’était utilisable. Les agents continuaient de faire des rapports en triple exemplaire.
Le FBI a fait appel à un manager, Chad Fulgham, qui travaillait avec une nouvelle méthode, ce que l’on appelle une méthode agile de développement. Chad Fulgham est arrivé et il a demandé le temps qu’il restait aux agents pour développer Sentinel. Selon l’estimation de l’entreprise de développement qui s’occupait de ce programme il restait 6 ans de travail et 396 millions de dollars à dépenser pour finir le projet avec les 300 personnes qui travaillaient dessus.
Chad Fulgham leur a proposé de reprendre le projet de zéro avec une équipe de 30 personnes pour environ 20 millions de dollars et de leur livrer le résultat en moins d’un an et demi. Le FBI fut très sceptique de cette offre irrésistible car ayant déjà reçu des promesses depuis 13 ans sans résultat. Le programme a été livré et fonctionnel 16 mois plus tard.
Grâce à la méthode Scrum, les équipes du FBI ont pu commencer à utiliser l’outil alors qu’il n’était pas encore livré.
Le livre n’explique pas la méthode Scrum mais donne quelques-uns des principes clés.
L’idée de base est incroyablement simple.
Au lieu de se lancer dans de grands projets qui vont terminer dans quelques mois ou quelques années et à la fin avoir le produit fini et le livrer, l’idée est de réitérer très rapidement. Toutes les 2 ou 3 semaines ou tous les mois, on veut avoir une nouvelle version du produit pour pouvoir le tester.
Une équipe qui travaille doit créer des livrables. À mesure que l’équipe travaille elle doit créer de nouvelles choses qui fait que le statu quo aujourd’hui est différent du statu quo de la semaine dernière.
L’idée est simple car elle permet de travailler sous forme de sprint : une période de temps courte, par exemple 2 semaines. Au début des 2 semaines, il faut prévoir ce que l’on aura accompli de différent ou de nouveau dans 2 semaines. Il ne s’agit pas d’objectif mais de déterminer ce qui sera créer.
Par exemple :
- la réalisation de 3 vidéos de pré-lancement,
- la création des 4 premiers modules de la formation,
- la création de la procédure qui explique comment on accueille un nouveau client,
- contacter un certain nombre de partenaires…
Ce n’est pas un objectif comme par exemple le fait de signer tant de partenariats, c’est plutôt une action que l’on s’est engagée à accomplir.
Chaque membre de l’équipe décide des actions qu’il s’engage à réaliser au cours des 2 prochaines semaines et ce qui va être produit.
En tant qu’entrepreneur on ne se préoccupe pas de savoir les actions que font les personnes. Si des personnes sont hyper-actives mais ne produisent rien, cela ne sert à rien.
L’idée est que tout le monde soit actif et s’engage sur des actions et surtout de savoir ce qui va être livré et créé de nouveau à la fin.
Le simple fait de fonctionner de cette façon et de penser en terme de livrables fait avancer votre entreprise beaucoup plus vite. La création de vos produits et de votre marketing avancera beaucoup plus rapidement. Le tout pour moins cher, car quand vous êtes plus productif, cela diminue les coûts de création de tout ce que vous créez dans votre activité.
