Manager une équipe à distance est simplement une question d’organisation !
En partant en voyage, vous devez rester maître de la situation et donc gérer votre équipe à distance. Cela peut paraître difficile à première vue, rien ne vaut la proximité pour vous assurer que le travail sera réalisé dans les temps et de la façon dont vous le souhaitez. Aujourd’hui, Internet a révolutionné notre manière de travailler. Communiquer n’a jamais été aussi simple et économique. Découvrez nos trois conseils pour vous faciliter le management de votre personnel à distance.
La création de réunions à heures fixes
Comme vous le faites probablement déjà lorsque vous êtes au bureau, il vous faut faire un point régulier sur l’avancement des projets. Le meilleur moyen de garantir la continuité de vos affaires est donc de continuer à organiser ces réunions. Bien que vous soyez à l’étranger, il vous sera toujours possible de trouver un créneau horaire pour diriger une de ces réunions. Essayez de créer une routine concernant ces meetings. Si l’heure est amenée à changer, assurez-vous de planifier au moins une réunion hebdomadaire au cours d’un jour précis.
Manager une équipe à distance est simplement une question d’organisation !
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En discutant de vive voix avec votre équipe, vous démontrerez votre présence continue. Cela permet de souligner votre attachement au respect des objectifs et votre disponibilité. Car c’est bien l’idée même de cette réunion, s’assurer que chacun des membres de votre équipe est capable de réaliser son travail. Il arrive trop souvent qu’un employé reste dans l’attente d’une consigne ou de l’action de son supérieur. En organisant des réunions à heures fixes, vous serez en mesure de maintenir la productivité de votre équipe. Ces réunions peuvent être tenues à travers Skype ou bien encore GoToMeeting. Des logiciels fiables et économiques !
Des agendas et cahiers des charges en ligne
Pour que vous puissiez le cas échéant, guider l’un de vos employés. Il vous faut accéder aux différents dossiers. Nous vivons dans un monde où le papier est appelé à être minimisé au maximum. Vous disposez déjà d’une grande majorité de documents en format digital. Prenez donc le temps de les partager en ligne avant votre départ. De nombreux logiciels permettent de publier des documents sur le nuage.
Google Documents est une solution particulièrement intéressante pour les PME. Vous pouvez mettre en ligne de nombreux documents et voir plusieurs personnes le modifier au même moment. Apprendre à utiliser cet outil ne vous prendra que quelques minutes et pourra vous faire gagner un temps précieux ! En organisant convenablement vos documents et en les rendant accessibles en ligne, vous serez enfin en mesure de devenir un dirigeant 100% mobile.
Nous vous recommandons l’outil gratuit « Dropbox » qui permet de sauvegarder en ligne jusqu’à 3 Go de données, et de partager les documents que vous souhaitez mettre à disposition de vos collaborateurs. Installez gratuitement Dropbox en cliquant ici.
Rester disponible et réactif en déplacement
Pouvoir accéder aux documents et communiquer une à deux fois par semaine avec votre équipe n’est malgré tout pas suffisant. Vous êtes dans la plupart des cas le décideur. C’est donc vous qui devez donner votre aval pour qu’une action soit réalisée. Pour accélérer les processus, assurez-vous de rester disponible même en étant à dix mille kilomètres de votre bureau. Cela peut se faire d’une manière très simple. Choisissez un moyen de communication unique : email, Skype ou même à travers les réseaux sociaux.
Consultez au moins une fois par jour les messages et répondez donc en moins de 24 heures. En restant aussi réactif, vous vous assurez de suivre et contrôler l’ensemble des tâches en cours. Il n’a jamais été aussi simple et économique de manager une équipe à distance. Un grand nombre de PME sont déjà passées à une gestion complète en ligne.
Pour que cela puisse se passer correctement, il vous faut organiser vos documents et procédures avant votre départ. Plusieurs semaines d’adaptation peuvent être nécessaires selon votre activité et la taille de votre structure. En partageant vos documents en ligne, vous pouvez les rendre accessibles à un nouveau membre de l’équipe en quelques secondes. Utiliser du personnel travaillant à distance est aujourd’hui devenu une solution tout à fait commune. Alors voyager et gérer son entreprise dans le même temps, cela n’est qu’une question d’organisation ! À vous de tenter l’expérience.
Merci pour cet article.
Travaillant dans une TPE, nous avons eu à faire à ce genre de problème.
En revanche, pour les réunions, nous utilisons Adobe Connect, que je recommande aussi, en plus de Skype et GotoMeeting.
Nous faisons une petite réunion par semaine, d’1h30 pour synchronisation et déblocage.
Pour le partage de documents sur Google Drive (anciennement Google Docs) ou Dropbox, c’est pratique, à condition de bien s’organiser et de bien connaitre la propriété des documents. C’est d’autant plus facile lorsque l’on a des autorités claires sur les sujets.
J’ajouterai quelque chose qui, je trouve, manque à l’article. Les managers sont souvent débordés et justement, devienne indispensable car ils doivent prendre TOUTES les décisions. Il faut donc un système d’autorité distribuée clair qui permettra de manager plus facilement. Si les rôles définis sont clairs, si qui prend la décision est clair, alors il n’y a plus besoin de faire du manager un goulot d’étranglement 🙂
Et pour finir, je pense qu’un bon système d’organisation individuel est clé.
Olivier Roland a fait un très bon article sur la méthode GTD qui est un système qui, de par mon expérience fonctionne et permet d’être plus performant :
http://www.des-livres-pour-changer-de-vie.fr/getting-things-done-s-organiser-pour-reussir/
Margaux
Retour de ping : Conseils pour améliorer sa productivité | Le Marketeur Français
Super article. J’aimerais partager ProofHub ici pour les équipes distantes. C’est un logiciel de collaboration et de gestion de projet en ligne qui réunit vos projets, vos équipes distantes et vos clients sous un même toit, vous permettant de garder les choses sous votre contrôle ultime.
Sujet intéressant qui mérite de tels approfondissements 🙂 bravo et au plaisir d’échanger !