La méthode des « lots », outil indispensable pour organiser vos tâches

Le batching permet de mieux s’organiser.

Savoir s’organiser est une des clés de la réussite lorsque l’on est entrepreneur. Il faut gérer son temps, faire le tri entre les tâches urgentes et celles qui peuvent attendre, et  se fixer des objectifs clairs. Il existe une méthode qui permet de concilier tout cela, en boostant la productivité et en limitant le stress. Son nom ? Le batching, ou, dans la langue de Molière, la méthode des « lots ». Dans cet article, retrouvez nos explications pour appliquer cette technique redoutable à votre vie professionnelle et gagner en efficacité – ainsi qu’un conseil de Sébastien le Marketeur Français pour bien démarrer la journée.

Qu’est-ce que le batching ?

Le principe du batching est une grande simplicité. Cette méthode consiste à regrouper les tâches similaires et à les effectuer les unes après les autres. Par exemple, au lieu d’expédier les commandes de vos clients au fur et à mesure que vous les recevez, vous les envoyez toutes en même temps. Ou bien, vous dédiez une heure par jour à répondre aux commentaires laissés par les lecteurs de votre blog au lieu de réagir dès qu’un nouveau message apparait. Le batching est donc l’inverse du multitasking, qui s’avère fortement contreproductif : il requière que l’on se concentre sur une tâche donnée avant de passer à autre chose.  Il nécessite par ailleurs d’être pleinement concentré ; vous pouvez tout à fait faire des pauses régulières, mais évitez à tout prix les distractions. Selon les tâches à exécuter, les «  lots » peuvent être effectués une fois par semaine, deux fois par mois, une fois par jour… à vous de voir, en fonction de la nature des tâches et de leur urgence. Pour que la méthode soit pleinement efficace, il est bon, chaque soir, d’établir le programme du lendemain – ou même, chaque vendredi soir ou lundi matin, le planning de la semaine.

Pourquoi cela fonctionne si bien ?

• Le batching réduit le temps de mise en route. A chaque fois que vous entamez une nouvelle tâche, vous avez, comme votre ordinateur, une période de mise en route où vous devez vous préparer. Cette mise en route peut être entièrement mentale – par exemple, lorsque vous vous mettez dans un état propice à l’écriture –, ou tout à fait matérielle. Lorsque vous devez vous rendre à un rendez-vous, il vous faut ainsi vous habiller, vous préparer pour sortir, prendre le bus ou votre voiture… En vous évitant d’effectuer ces « mises en route » plusieurs fois par jour ou par semaine, le batching vous permet d’économiser du temps et de l’énergie.
• Le batching permet de mieux s’organiser.

  Le batching permet de mieux s'organiser.
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  L’organisation n’est plus un casse-tête ; désormais, vous avez un planning clair, avec de longues plages de travail dédiées à chaque tâche. Vous vous éparpillez moins.
• Il limite le stress. Une étude menée par des chercheurs de l’Université de Californie a démontré que les changements de tâches fréquents produisaient beaucoup plus de stress qu’une organisation de travail basée sur le batching.

Quelques exemples de batching

Les emails

Même si vous recevez des dizaines de messages par heure, résistez à la tentation de consulter votre boite email toutes les cinq minutes. Tim Ferris, l’auteur de la fameuse Semaine de quatre heures, reçoit parfois plusieurs centaines de messages par heure, et ne consulte cependant sa boite qu’une fois par jour. Il faut donc vous fixer un planning, et vous y tenir, même si cela sera sans doute très difficile au début. Vous réduirez ainsi le temps passé à lire et à écrire vos messages. Il est possible de prévenir vos destinataires de votre décision, en indiquant dans la signature de vos messages que vous y répondez toujours entre 16 et 18 heures, par exemple.

La lecture

Lire les blogs et publications consacrés à votre secteur est essentiel pour les webentrepreneurs ; limitez cette activité au maximum, en y consacrant quelques heures une ou deux fois par semaine.

Les rendez-vous professionnels

Au lieu de vous déplacer plusieurs fois par semaine, planifiez tous vos rendez-vous le même jour et au même endroit. Le gain de temps sera considérable.

L’écriture

L’écriture d’articles ou de textes de vente est une tâche redoutée et particulièrement intimidante, et le temps de mise en route est souvent long. Au lieu d’écrire un texte par jour, six fois par semaine, écrivez-les tous une seule fois, en vous bloquant une journée ou une demi-journée. Comme ça, le reste du temps, vous aurez l’esprit libre pour avancer sur des tâches tout aussi essentielles, mais qui passent souvent après.

Les appels téléphoniques

Etablissez chaque jour une liste de toutes les personnes que vous devez appelez, et téléphonez-leur à une heure donnée. Cela vous donnera une bien plus grande liberté et vous permettra en outre de choisir un moment où les gens sont plus disponibles.

Séparer les tâches administratives des tâches commerciales

Le batching vous permet de dissocier complètement ces deux aspects du métier d’entrepreneur, qui font appel à des compétences très différentes. Dédiez une journée par semaine à toutes vos tâches administratives, de l’affranchissement d’enveloppes aux paiements de facture, et vous verrez que, les autres jours, vous serez plus efficace pour gérer l’aspect purement commercial.

Un conseil de Sébastien le Marketeur Français

A la méthode du batching, Sébastien le Marketeur Français ajoute un truc qui vous aidera à commencer la journée dans les meilleures conditions possibles. Il vous conseille de toujours démarrer par une tâche « créatrice », c’est-à-dire une tâche qui crée une ressource à long terme pour votre entreprise. Cette tâche peut tout à fait être très  fastidieuse et intimidante, auquel cas vous la découperez en petits morceaux plus digestes et quotidiens. Cela ne doit pas seulement être quelque chose de difficile ; la tâche « créatrice » doit posséder une forte valeur ajoutée. Les objectifs que vous vous êtes fixés vous aideront à la définir ; cela peut être mettre au point un nouveau produit, concevoir un site internet, écrire un ebook… L’avantage de cette méthode, c’est que non seulement vous allez avancer plus vite sur cette tâche, mais qu’en plus vous commencez la journée d’un bon pied.

Le batching est extraordinairement efficace pour gagner du temps et être plus productif. En combinant cette méthode au conseil donné par Sébastien Le Marketeur Français, vous devriez être en mesure de vous organiser plus facilement et sereinement. Et vous, vous avez testé la méthode des lots ? Qu’en pensez-vous ? N’hésitez pas à nous laisser un commentaire pour nous donner votre avis !