Etiquettecomment déléguer

Quand déléguer une tâche ?

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Quand doit-on déléguer une tâche ? Souvent, en tant qu’entrepreneur, on rechigne à déléguer certaines tâches que l’on aime faire bien que l’on sait que ce n’est pas forcément rentable financièrement. 

Personnellement, j’ai à la base une formation assez technique et un diplôme d’ingénieur en informatique. Autrement dit, je maîtrise le développement des sites Internet et plusieurs autres tâches techniques. Ainsi, j’ai eu mentalement beaucoup de mal avant de décider de me débarrasser de ces tâches. 

Quand vous éprouvez du plaisir en accomplissant une tâche (pour certains, c’est le cœur de leur métier) vous ne pensez pas à la déléguer à d’autres personnes. Or, cette impression que vous maîtrisez parfaitement cette mission vous empêche de développer votre activité. Si vous êtes entrepreneur ou salarié avec une responsabilité et que vous croyez que vous êtes le meilleur pour effectuer certaines tâches, j’ai une bonne et une mauvaise nouvelle pour vous.

La mauvaise nouvelle, c’est qu’il existe des personnes qui sont meilleures que vous et qui peuvent accomplir la même tâche mieux que vous.

La bonne nouvelle, ces personnes ne sont pas seulement meilleures, mais souvent le fait de déléguer une tâche va vous permettre de minimiser son coût de réalisation tout en conservant la qualité et en diminuant le temps d’exécution.

Il s’agit d’une croissance et d’une évolution personnelle pour se rendre compte qu’il vaut mieux déléguer certaines tâches au lieu de les effectuer vous-mêmes. Cas échéant, cela vous coûtera plus de temps et d’argent.

Si à l’heure actuelle, vous pensez que vous n’osez pas déléguer parce que vous jugez que ce n’est pas rentable pour vous et que vous préférez accomplir ces tâches vous-mêmes, pensez donc à faire un travail personnel sur ce point afin d’apprendre à déléguer cette responsabilité au maximum. Vous pouvez déléguer :

  • Les activités que vous n’aimez pas.
  • Les activités qui génèrent moins à l’heure que votre objectif de rendement horaire.
  • Pendant une semaine, notez tout ce que vous faites par bloc de 15 minutes et demandez-vous si une personne peut effectuer cette tâche en moins de temps et à un coût réduit.

J’aimerais partager avec vous un autre conseil qui me paraît important à propos de la construction de votre équipe. Ne choisissez pas les personnes pour leur expertise sauf si vous avez besoin d’une expertise spécifique afin d’accomplir une mission déterminée.

Le cas échéant, privilégiez les personnes qui peuvent gérer des projets différents simultanément et aussi des personnes qui peuvent gérer d’autres personnes. 

Les personnes qui ont ce profil, peuvent vous accompagner pendant la croissance et le développement de votre activité. Par contre, le profil d’une personne qui ne maîtrise qu’une expertise bien déterminée n’est pas toujours flexible et peut vous bloquer. Vous aurez besoin de cette expertise pour seulement une partie de votre projet ou pour une période déterminée. Pour cette raison, je vous invite, si vous avez besoin d’une expertise spécifique, à signer des contrats ponctuels.  

Pour récapituler, les deux points fondamentaux pour l’optimisation de ressources sont :

  1. Déléguez à des personnes qui peuvent accomplir une tâche donnée en moins de temps que vous et à un coût réduit ;
  2. Faites appel à des personnes capables de gérer différents projets à la fois ainsi que plusieurs personnes. Si jamais vous avez besoin d’une expertise déterminée, signez des contrats ponctuels. 

Comment déléguer tout en étant rentable ?

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Saviez-vous que déléguer peut rimer avec rentabilité ? Pour cela, vous devez optimiser vos ressources et déléguer au maximum en particulier les points suivants :

  • Les activités que vous n’aimez pas.
  • Les activités qui génèrent moins à l’heure que votre objectif de rendement horaire. Par exemple, si votre objectif est de gagner 100 000 euros par an, cela revient à 500 euros par jour sur 200 jours de production, soit 100 euros de l’heure si vous travaillez 5h/jour. Tout ce qui revient à moins de 100 euros de l’heure est à sous-traiter.
  • Pendant une semaine, notez tout ce que vous faites par bloc de 15 minutes et demandez-vous si quelqu’un de moins payé que vous peut faire la même chose.

Par ailleurs, construire votre équipe va également aider à optimiser vos ressources :

  • Votre équipe peut-être réelle ou virtuelle. Vous pouvez par exemple engager des freelancers en ligne dans n’importe quel domaine, même s’ils se trouvent à l’autre bout de la planète.
  • Privilégiez les personnes qui peuvent gérer cinq projets différents et qui peuvent gérer cinq autres personnes.

Lorsque vous vivez dans un lieu ayant peu d’habitants (à peine 10 000 par exemple) vous ne trouverez probablement pas les profils que vous recherchez par l’embauche standard, il vous faudra donc privilégier l’embauche sur Internet.

Déléguer le SAV et la technique pour évoluer dans votre entreprise

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Vous souhaitez évoluer dans votre entreprise et déléguer le SAV et la technique ? Cet article est fait pour vous.

Lorsque vous allez commencer à déléguer l’administratif SAV, si vous avez quelqu’un qui le fait régulièrement ou tous les jours, vous aurez automatiquement des clients plus heureux. Lorsque c’est vous qui faisiez tout, vous rechigniez à vous connecter pour voir vos mails. 

Pour ceux qui sont nouveaux dans la formation en ligne, peut-être ne serez-vous pas d’accord avec ce que je vais dire là parce que vous aimez le SAV mais attendez six mois et nous en reparlerons. Répondre aux gens qui ont oublié plusieurs fois leur mot de passe est très rapidement lassant. Mais quelqu’un du SAV qui aime le contact, qui aime voir les gens heureux sera patient.

Certaines personnes de votre équipe vont s’occuper de la technique ce qui permet de décupler ce que vous pouvez faire. 

Par exemple, réaliser des vidéoconférences est une activité très rentable pour un formateur, des gens achèteront immédiatement, d’autres achèteront plus tard, certaines personnes deviendront des fidèles qui viendront souvent et achèteront régulièrement. Ce moyen de vente est clairement non négligeable. 

Vous pouvez réaliser vos vidéos face caméra avec une petite présentation sur votre ordinateur ou préférez afficher un PowerPoint si vous ne voulez pas vous montrer. Ce genre de procédés est extrêmement difficile à mettre sur pied sans une équipe technique. Il faut être capable de gérer cinq systèmes à la fois. Grâce à mon équipe, je peux partager mon savoir, chose impossible si je devais tout assumer moi-même. 

Tout gérer seul m’a beaucoup pesé lorsque je le faisais et mes conférences étaient moins bonnes. J’en avais marre et je me faisais à l’avance une montagne de toutes les tâches techniques. La première formation en vidéo que j’ai créée m’a pris presqu’un an et demi et la plus récente juste six heures en comptant la préparation et le temps face à la caméra. Aujourd’hui, je peux donc réaliser facilement des formations et mon produit est rentable.D’autres tâches peuvent être également déléguées comme l’assistance de diffusion. Autrement dit, lorsque vous faites une vidéo, vous ne devez pas vous-même la poster partout puisque c’est une équipe qui va la poster sur votre blog et ailleurs. Ces outils peuvent être automatiques. 

Quelles tâches devez-vous déléguer pour augmenter vos revenus

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Quand vous voulez recruter une équipe pour vous aider et vous accompagner, la première chose à faire, c’est de vous assurer que vous déléguez les bonnes tâches. Pour cette raison, il est primordial de déterminer les tâches que vous êtes prêt à accomplir et celles que vous préférez déléguer.

Déléguer les tâches secondaires

A un moment donné, il est crucial de vous fixer une frontière et choisir les tâches à déléguer pour libérer votre temps et vous occuper des tâches les plus importantes. 

Si vous passez deux heures par semaine à accomplir des tâches supplémentaires comme mettre à jour votre blog ; accomplir des tâches techniques ; préparer la paperasse ; publier des articles sur WordPress… au lieu de réaliser votre activité de formateur, vous devez penser à déléguer certaines tâches.  

Imaginons que durant ces deux heures, vous arrivez à trouver un client qui vous paye 300 € pour acheter votre formation phare. Cela veut dire que chaque semaine, vous perdez ce montant sans faire attention. Sur une année, vous cumulez 15 600 € de pertes. 

Prenons un autre exemple plus conservateur, si vous vendez votre coaching à 50 € de l’heure, en passant du temps à gérer des activités secondaires, vous perdez 100 € chaque semaine. Soient 5200 € tous les ans.

Personnellement, depuis que j’ai fait ce calcul, en passant du temps pour accomplir une tâche technique, je me rends compte que je suis en train de perdre 5200 €. J’essaye d’adopter cette réaction à chaque fois que je passe du temps sur des tâches techniques ou administratives.

Le problème que vous pouvez avoir par rapport à la délégation, c’est que vous avez l’impression que vous faites de l’économie en faisant toutes les tâches sans l’aide d’une équipe. Vous ne donnez pas d’importance au temps perdu comme cette perte n’est pas concrétisée.

Vous devez retenir qu’en accomplissant certaines tâches délégables :

  • Mettre en ligne un sondage ;
  • Créer un formulaire sur votre site ;
  • Gérer l’auto-répondeur ;
  • Programmer la publication des contenus sur différentes plateformes.

Vous gaspillez du temps, ratez des opportunités et par extension vous perdez de l’argent.

Définissez les tâches à déléguer

Quand vous avez recours à un prestataire, il est primordial de définir les tâches que vous devez déléguer en premier lieu. 

Parmi ces tâches, il y a les tâches administratives et les tâches liées au service SAV. 

En effet, avec une mentalité de formateur, ce type de tâches pénibles n’est pas adapté à vos capacités. Certaines personnes, spécialisées dans ce domaine, trouvent du plaisir en effectuant ces tâches parce qu’ils aiment avoir un contact humain et rendre service aux autres. Pour cette raison, je vous recommande, quand vous faites appel à un prestataire ou à un partenaire qui sera chargé du service client, de privilégier des professionnels qui aiment accomplir ces tâches et rendre service aux autres. 

Pour les tâches administratives, il est important de faire appel à des personnes passionnées et qui trouvent du plaisir en faisant leurs travail.

Des collaborateurs passionnés, considèrent chaque tâche confiée comme étant un défi. Par conséquent, ils vous fourniront un rendu satisfaisant et vous pourrez communiquer d’une façon fluide.

Par contre, si vous devez effectuer vous-même des tâches techniques très spécifiques et qui demandent beaucoup de technicité, vous ne serez pas forcément motivé. Comme résultat, vous vous trouvez en train de dépenser du temps pour accomplir des missions qui ne vous passionnent pas réellement au lieu d’exploiter ce temps pour exercer votre activité principale et augmenter vos revenus. 

Le temps consacré à des tâches supplémentaires qui ne sont pas au cœur de votre activité principale et ne vous passionnent pas, c’est de l’argent perdu !

Pour cette raison, vous devez être convaincu qu’il est primordial de déléguer les tâches que vous considérez lourdes et qui ne correspondent pas à vos envies.

Je vous recommande alors de déléguer les tâches administratives et SAV. En déléguant ces tâches, premièrement, vous libérez instantanément du temps que vous pouvez exploiter pour exercer votre activité de formateur. Deuxièmement, cela joue un rôle important et indirect dans l’amélioration de vos revenus.   

Le feu sacré : l’importance de déléguer vos tâches

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Je vais vous partager aujourd’hui les trois étapes qui vous permettront de retrouver votre liberté et de vivre des expériences uniques aux-côtés de leaders de l’entreprenariat français.

Aujourd’hui, vous travaillez trop, vous avez bâti un projet sans doute novateur, un projet de qualité mais vous vous retrouvez dans une spirale paradoxale qui fait que vous travaillez plus au lieu de vous sentir de plus en plus libre. 

Si vous organisiez autrement votre activité et si vous vous entouriez des bonnes personnes, vous pourriez vivre des expériences exceptionnelles avec d’autres entrepreneurs.

Lorsque j’ai rejoint un MasterMind aux USA, l’une des membres du groupe, Julie Kearns, m’a donné un conseil important. 

Julie possède une activité dans l’investissement immobilier en Australie qui réalise un chiffre d’affaires de douze millions de dollars australiens par an. Julie m’a appris sa devise : 

« Je ne fais rien que quelqu’un d’autre puisse faire » 

Les seules activités qu’elle entreprend au quotidien dans son entreprise sont celles que personne ne peut réaliser dans son équipe. Le problème c’est que beaucoup d’entrepreneurs pensent déjà agir ainsi, ils s’imaginent réaliser les tâches qu’eux seuls peuvent faire. Par exemple, ils croient être les seuls capables de créer leur site Web, leur logo, d’écrire des articles, de présenter leur offre en vidéo. Pourtant, ils ne se rendent pas compte que dans leur secteur d’activités, s’il existe une concurrence, c’est que d’autres en sont capables également.

La devise de Julie doit vous permettre de réfléchir. Personnellement, je suis arrivé à la conclusion qu’en enlevant tout ce que je pouvais déléguer, il ne me resterait que les activités qui s’appuient sur ma propre expérience, sur mon expertise. Personne ne peut savoir mieux que moi ce que j’ai vécu et compris. 

Comme mon activité me plaît, la liste de ce que je dois effectivement réaliser se résume à ce qui me passionne. Je l’appelle le feu sacré. Si vous passez votre temps à effectuer des activités que vous aimez, votre travail ne sera plus vraiment un travail. Vous vous améliorerez très rapidement pour atteindre un niveau d’excellence.

S’entourer d’une équipe performante

L’étape suivante consiste à vous entourer d’une équipe. J’utilise le même critère du feu sacré pour sélectionner les nouveaux membres. Je ne recherche pas des gens qui savent tout faire dans la tâche mais qui sont passionnés. Il s’agit de leur propre feu sacré.

Lorsque je réalise une tâche qui sera répétitive, j’écris une procédure dans un document texte. Elle sera utile au nouvel employé que je ne devrais pas former en direct. Je partage donc avec mon équipe une grande quantité de procédures que j’écris au fil du temps. Toutes les activités répétitives doivent obligatoirement devenir l’objet d’une procédure et chacun créée des documents. Si la mission d’une personne absente doit être accomplie dans l’urgence, n’importe qui dans l’équipe peut la réaliser. Nous avons ouvert un Google Drive, un système de partage de documents en temps réel qui permet à tous d’accéder à  la totalité des procédures.

Vous avez donc libéré du temps sans devoir vous inquiéter des tâches que vous avez déléguées à l’équipe. Mais les entrepreneurs sont des accros du travail. Nous arrivons donc à la troisième étape : 

Rejoindre un groupe

Rejoignez un groupe qui organise régulièrement des sessions exceptionnelles planifiées longtemps à l’avance. 

Le seul moyen pour un entrepreneur occupé de passer du bon temps c’est qu’il planifie ses moments de décompression. 

L’intérêt d’un groupe MasterMind est de profiter de ces moments. L’effet gagnant est double : se réunir pour propulser votre entreprise vers le sommet mais aussi passer d’agréables moments en bonne compagnie. Dans ce genre de groupe, tout est prétexte à vous pousser à penser plus grand. 

Le MasterMind que j’ai créé, appelé Les Agisseurs, organise à chaque rencontre un événement. Une limousine a amené tous les membres dans une villa au bord de l’océan où tout le groupe a pris des cours de cuisine avec un grand chef réputé. Aucun des participants ne se serait autorisé ce genre d’activité s’il était resté seul chez lui. Nous ressortons de ces expériences, épanouis, reposés, avec un moral d’acier.

Je viens donc de partager avec vous les trois étapes permettant de vous libérer du temps et de le passer avec des personnes brillantes.

Les conseils ultimes pour apprendre à déléguer

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Lorsque vous pensez à lancer votre activité, vous comptez souvent sur une passion ou un savoir-faire technique qui constitue le cœur de cette activité. En se basant sur vos connaissances, vous démarrez votre entreprise sous généralement un des formats suivant : micro-entreprise ; entreprise individuelle ou entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée.  

La première chose que je veux que vous compreniez est la signification de ce proverbe : « Si vous voulez aller vite, marchez seul, mais si vous voulez aller loin, marchons ensemble. »

Étant donné le manque d’apport financier au démarrage, vous décidez de faire, vous-même, toutes les tâches nécessaires :

  • Créer votre site ;
  • Lancer un blog ;
  • Gérer la newsletter.

Vous arrivez ensuite certainement à un moment où vous constatez que toutes ces tâches sont chronophages. Chaque tâche vous fait perdre beaucoup de temps inutilement. Or, il est prioritaire de profiter de ce temps pour améliorer votre capacité à former.

Le rôle de l’entreprise consiste à proposer une offre à ses clients pour vendre un produit/service et gagner de l’argent. Pour mettre en place une stratégie de gestion de votre activité, il est nécessaire de définir ces différents éléments.

Dans une entreprise de formation, vous proposez à vos clients vos compétences et votre savoir-faire. En tant que formateur, votre produit peut-être une vidéo que vous avez filmé devant votre caméra, une intervention dans un séminaire ou un cours que vous avez proposé à vos clients.

Pour générer des ventes, il est crucial de consacrer du temps à la création de votre produit : le contenu d’une formation. Le cas échéant, vous n’aurez pas un produit à vendre pour vos clients et vous ne générez pas de revenus.

Comment promouvoir sa formation ?

Afin de promouvoir votre entreprise de formation, il est recommandé de mettre à disposition de vos prospects des formations gratuites : des articles, des vidéos ou un contenu attractif sur les réseaux sociaux. 

La meilleure façon pour un formateur de se faire connaître est de proposer des formations gratuites à son audience.

Pour faire mieux que la concurrence, la qualité du contenu et la pertinence de la formation sont deux points très importants. Offrir beaucoup de valeur ajoutée à votre audience vous permettra d’attirer plus de potentiels clients et de les fidéliser : vous décrochez ainsi la position de leader.

Sur notre site « Séduire Le client », nous avons plus de 65 000 personnes qui bénéficient de nos conseils, vidéos et articles partagés. Sur Facebook, de 15 000 à 30 000 personnes parlent de notre page, partagent nos articles ou des liens avec leurs amis.

Imaginez une activité avec 7 000 000 de personnes qui ont vu mes vidéos sur Internet, 65 000 personnes abonnées à ma page, 30 000 personnes en train de me mentionner dans des publications sur les réseaux sociaux…

Il m’est impossible de gérer tout ce flux individuellement.

Comment déléguer certaines tâches ?

Un levier très important dans votre activité de formation est de savoir confier certaines tâches à votre équipe ou à vos collaborateurs.

Toutefois, définir les tâches à déléguer n’est pas une mission évidente. Pour y parvenir, posez-vous cette question :  

Qu’êtes-vous prêt à faire pour devenir ce que vous souhaitez ?

Toute personne a des ambitions et des objectifs à réaliser, pour certains, c’est devenir formateur, coach, modèle ou une personne inspirante, pour partager leur savoir. Pour concrétiser ce désir, il y a des étapes à suivre.

Premièrement, vous devez vous former parce que c’est difficile de partager un savoir si vous n’avez pas de connaissances et des compétences spécifiques.

Deuxièmement, pensez à transférer des tâches à vos collaborateurs. Décidez que vous n’êtes pas prêt à faire des tâches qui vous font perdre du temps.

Un jour, j’ai décidé, malgré mes compétences, de ne plus intervenir dans les tâches techniques. Il est préférable de profiter de ce temps pour créer le contenu d’une formation ou développer une nouvelle compétence dans ce domaine. J’ai une équipe dont le rôle est de me libérer du temps utile pour me focaliser sur des tâches à haut impact pour le développement de mon activité.

Prenons un exemple pour mieux comprendre.

Si vous créez une web-conférence seul, vous êtes obligé de suivre des tutoriels et vous devez apprendre les techniques nécessaires pour y arriver. Cela nécessite beaucoup de temps, et le temps c’est de l’argent.

Or, vous pourriez au lieu de tout faire vous-même, confier cette tâche à des spécialistes. Il vous suffit pour cela de bien détailler vos besoins à ces prestataires de services pour récupérer un travail dans les plus brefs délais et avec des coûts optimaux et une qualité irréprochable.

Personnellement, à part les tâches techniques, je demande à mon équipe de créer des sondages pour pouvoir choisir un thème adéquat aux attentes de mes clients et fixer la date des formations selon leurs disponibilités. Je me concentre ainsi sur ma mission principale : créer un contenu de formation riche et pertinent qui engage mes clients.

Je vous invite à adopter cette stratégie de travail et à confier des tâches à votre équipe. Evidemment, la délégation ne veut pas dire ne rien faire.

En tant que formateur, vous avez des tâches à accomplir et personne ne pourra les faire à votre place. Vous devez apporter de la valeur ajoutée à vos clients et partager vos connaissances d’une façon fluide.

Il est primordial de faire la différence entre la délégation et l’abandon des responsabilités. En effet, vous devez suivre les différentes parties de votre activité et gérer le processus de travail.

Les boîtes noires sont des éléments ou des étapes que certains entrepreneurs peuvent ignorer dans la procédure de travail. Pensez à suivre les détails de votre activité et à assurer la gestion de votre entreprise afin de les éviter. 

À propos de Sébastien

(Le Marketeur Francais : Biographie)Sébastien, surnommé "Le Marketeur Français", est consultant en stratégie marketing, spécialisé dans la croissance explosive des petites entreprises.

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