Etiquettegérer une entreprise

Le secret pour bien comprendre la structure de votre entreprise

L

Pour bien comprendre la structure de votre entreprise, vous devez avant tout avoir une idée extrêmement claire de tous les éléments qui la composent. Pour cela, je vous invite à énumérer les différents départements dont vous aurez besoin. Ensuite, sous chaque département, essayez de préciser tous les rôles possibles. Un rôle, c’est une action accomplie par une personne dans l’entreprise. Par exemple, le premier rôle d’une entreprise c’est le rôle du gérant, autrement dit, celui qui gère l’entreprise.

Comment structurer votre entreprise ?

Différents départements peuvent être présents dans une entreprise et notamment :

  • Département création du produit : pour créer le produit/service à vendre ;
  • Département marketing : pour vendre automatiquement vos produits sans contact humain grâce aux campagnes marketing ;
  • Département commercial : pour vendre le produit et rester en contact humain avec les clients et les clients potentiels ;
  • Département administratif : pour gérer les factures des clients, les règlements de fournisseurs, le contact avec la banque…
  • Département service après vente : pour faire un suivi du client après son achat ;  
  • Département financier : pour assurer et vérifier la rentabilité de l’entreprise.

Dans chaque département, il y a des rôles. Par exemple dans le département création du produit, vous trouverez :

  • Le directeur qui coordonne la création d’un nouveau produit ;
  • Le créateur qui fait la recherche et crée le contenu du produit ;
  • Le présentateur qui présentera le nouveau produit  ;
  • Le monteur qui fait le montage technique.
  • Vous aurez besoin également d’un cameraman pour filmer et un technicien pour mettre en ligne la vidéo et créer les accès pour les clients, un assistant pédagogique pour créer du contenu autour du produit…

Un autre rôle qui doit être présent sur votre organigramme, c’est le propriétaire qui ne doit pas être forcément le gérant.

En tant qu’entrepreneur quels sont les rôles que vous devez avoir ?

En tant qu’entrepreneur, vous pouvez avoir le rôle du propriétaire de l’entreprise et le rôle du créateur du produit. 

Si vous êtes un formateur ou un expert et que vous créez votre entreprise pour partager du contenu, vous devez occuper ces deux rôles au maximum. 

Dans une entreprise où vous ne créez pas vous-même le contenu ou vous vendez un produit dont vous n’êtes pas le créateur, vous continuez au poste de propriétaire.

Une fois que vous avez mis en place le plan qui détermine les différents rôles nécessaires dans votre entreprise, vous devez affecter chaque rôle à la personne correspondante. Cette étape vous permettra d’avoir une vision plus claire sur votre entreprise. En tant que propriétaire, vous êtes le capitaine de votre entreprise, vous devez donc la coordonner.

Pour réaliser les autres tâches, il est important d’avoir une équipe pour le bon développement de votre entreprise.

Pour mieux comprendre, prenons l’exemple du rôle de la directrice financière au sein d’une entreprise.

Quelle est la mission de la directrice financière au sein d’une entreprise ?

Une directrice financière intervient dans tous les niveaux de l’entreprise afin de cibler le dysfonctionnement qui peut avoir lieu et réfléchir à des solutions pour le résoudre. Son rôle consiste également à créer des outils qui permettent à l’équipe d’ajuster leurs objectifs et faire les actions correctes nécessaires par rapport à la stratégie globale mise en place. La directrice financière apporte le regard et un soutien différent dans l’ensemble de l’organisation et dans la stratégie générale.

Je vous propose un exemple concret pour mieux comprendre le rôle du directeur financier dans la prise de décisions stratégiques par l’entreprise. Au sein de mon entreprise, nous avons développé un outil d’aide qui permet à toute l’équipe de gérer et mieux adapter les actions qu’ils ont entamées. Cet outil permet d’obtenir un graphique qui illustre le rapport entre les différents produits proposés par l’entrepreneur et le chiffre d’affaires réalisé.

Comment peut-on se servir de cet outil ?

Chaque action nécessite des ressources et par conséquent des dépenses (moyens humains, temps, communication…). En se référant à votre graphique, vous pouvez définir vos produits phares sur lesquels vous vous permettez de dépenser de l’argent puisqu’ils vous apporteront un gain. 

Par contre, pour les produits qui vous font perdre de l’argent, il vaut mieux les retirer du marché. 

A l’inverse, s’il s’agit d’un nouveau produit qui ne décolle pas, il y aura des solutions et des communications à envisager. Sur l’ensemble de vos produits, vous pouvez avoir des produits intermédiaires qui ne vous font ni gagner ni perdre de l’argent. Dans cette situation, pensez à des actions de communication pour les améliorer.

Pour vos produits phares vous pouvez vous poser d’autres questions :

  • Est-ce que vous pouvez estimer leur durée de vie ?
  • Est-ce qu’ils sont en phase de croissance ?
  • Est-ce qu’ils ont atteint le seuil de maturité ?

Si vous réussissez à répondre à ces trois questions, vous pouvez prendre des décisions pour améliorer vos moyens de communication.

En se basant sur cet outil, le service financier peut soutenir et orienter les décisions prises par le service marketing. En effet, l’analyse des chiffres vous permettra de prendre des décisions stratégiques capitales. La gestion financière est fondamentale dans le développement de votre entreprise.

Pour conclure, votre tâche consiste à faire l’organigramme de votre entreprise et à déterminer les rôles nécessaires pour ensuite les déléguer aux personnes correspondantes.

Ce qui nuit à votre productivité et votre entreprise : le goulot d’étranglement

C

Qu’est-ce qui bloque votre entreprise et qu’est-ce qui nuit à votre productivité, tue votre motivation, efface toutes traces d’efficacité et vous empêche de vendre vos produits/services et d’être rentable ?

Pour répondre à ces questions, j’aimerais vous partager un principe développé par Eliyahu M.Goldrat, l’auteur du livre The Goal. Eliyahu M.Goldratt, a écrit un roman expliquant comment nous pouvons augmenter la productivité de notre entreprise. Il s’agit d’un des premiers livres à avoir parlé de la théorie des contraintes.

La théorie des contraintes dit que si nous considérons notre entreprise comme un système, c’est-à-dire comme un ensemble de processus ayant des entrées, des sorties et un fonctionnement en interne, ce qui empêche le système de produire davantage c’est un petit nombre de rouages à l’intérieur qui sont des goulots d’étranglement.

Cette théorie nous dit que cela ne sert à rien de travailler d’arrache-pied pour augmenter de quelques % toutes les composantes de votre système. Si vous n’éliminez pas le goulot d’étranglement, cela ne sert à rien d’augmenter la capacité en amont, cela peut même être une catastrophe. Autrement dit, si le goulot d’étranglement limite le débit de vente que peut réaliser votre entreprise et que vous ne l’avez pas identifié, vous risquez de créer une catastrophe si vous essayez d’optimiser le reste.

Dès que vous connaissez le principe clé de cette théorie des contraintes, vous pouvez dessiner un schéma du flux que représente votre entreprise et vous pourrez peut-être vous apercevoir que vous avez un goulot d’étranglement. Si vous avez un goulot d’étranglement, tant que vous n’avez pas réglé le problème, votre boîte ne pourra pas se développer, tout le reste ne servira à rien.

Ce qui est intéressant, c’est de se demander quelle partie de votre système a une capacité inférieure à la demande du marché ou à ce qui est déjà fourni. 

Par exemple, si vous avez plus de prospects qui arrivent que ce que vous pouvez en traiter, vous avez ici votre goulot d’étranglement et ce sera sur cela qu’il faudra travailler et ce sera d’ailleurs le seul levier de croissance sur lequel vous devrez travailler et cette leçon est extrêmement importante.Je vous recommande de lire The Goal car il permet de comprendre encore mieux le goulot d’étranglement.

Les 4 lois de l’argent à respecter quand on gère une entreprise

L

Lorsque vous vendez un produit ou un service et que vous vous lancez sur un marché où il existe déjà de la concurrence, la plus grosse difficulté que vous pouvez rencontrer c’est que votre produit ou service soit comparé à d’autres, semblables et vendus à des tarifs similaires.

Comment faire pour vous différencier et emporter le choix du client sur votre produit plutôt que sur les nombreux autres produits présents sur les étalages ou sur Internet ? 

La solution est d’utiliser une méthode un peu insolite que l’on appelle le principe 4X2X. Ce principe dit que si vous apportez quatre fois plus de valeur au client que le prix que vous demandez, vous pouvez demander un prix deux fois plus élevé. 

Pour la plupart des chefs d’entreprise, ce principe est totalement étonnant parce qu’il leur semble impossible de se différencier en facturant plus cher que la concurrence. 

L’exemple que je donne souvent lors de mes sessions de formation est le suivant : si vous faites vos courses au supermarché et que vous avez le choix d’acheter deux sacs de riz de qualité équivalente, préférez-vous prendre le sac de un kilo pour un euro ou le sac de huit kilos pour deux euros ? Evidemment, la deuxième offre est la meilleure. 

En fait, nous voulons créer la même chose pour notre produit ou service mais la raison pour laquelle la plupart des entrepreneurs ne le font pas c’est qu’ils ne comprennent pas qu’il est possible de créer cette valeur de façon intangible. Bien sûr, si vous êtes le producteur de riz et que vous vous contentez de vendre quatre fois plus pour deux fois plus cher, vous allez perdre de l’argent. Ce n’est pas ce que vous devez faire quand vous utilisez la méthode 4X2X. 

Vous devez créer de la valeur intangible c’est-à-dire chercher un moyen d’ajouter plus de valeur pour le client sans augmenter le nombre d’heures que vous donnez ou la quantité de matière première. 

Par exemple, vous pouvez prolonger la garantie, offrir de l’assistance facultative en cas de besoin, offrir une garantie pièces et main d’œuvre, donner des échantillons etc.

Les quatre lois de l’argent à respecter quand on gère une entreprise

Pour développer une entreprise rentable, vous devez absolument respecter les quatre lois suivantes :

  • Tu te payeras en premier.
  • Tu gagneras l’argent avant de le dépenser.
  • Tu seras rentable dès le premier jour et jusqu’au dernier. 
  • Tu utiliseras l’argent pour acheter ta liberté et non ton amour-propre.

Pourquoi est-ce important de se payer en premier ? Parce que si vous vous lancez dans l’aventure de la création d’entreprise, c’est pour vous créer de la liberté. Or, vous ne vous créerez pas cette liberté sans obtenir une certaine aisance financière. Autrement dit, non seulement votre entreprise doit être rentable sur le papier mais également en banque. Ce qui signifie qu’elle doit déjà vous payer, vous assurer un certain niveau de sécurité financière et le seul moyen d’être certain que votre entreprise puisse le faire, c’est de décider aujourd’hui combien vous voulez vous payer et de verser la somme de façon fixe.

Votre entreprise doit être rentable et l’une des seules façons que je connaisse c’est de décider quel pourcentage de rentabilité vous devez acquérir, autrement dit de prélever chaque semaine ou chaque mois un pourcentage du chiffre d’affaires.

La loi « Tu gagneras l’argent avant de le dépenser » est cruciale car la raison principale qui fait couler des entreprises qui semblaient pourtant prospérer, c’est parce qu’elles ont des problèmes de trésorerie. Même si votre entreprise réalise des profits sur le papier, vous pourrez avoir des soucis de trésorerie. Peut-être que vous payez vos fournisseurs instantanément à la commande mais vos clients vous règlent à 90 jours fin de mois. De ce fait, vous pouvez vous retrouver avec d’importantes difficultés qui impliquent une cessation de paiement. Assurez-vous donc que vos clients vous payent avant de débourser de l’argent.

Il est inutile de créer une entreprise et de suer sang et eau pour ne rien pouvoir laisser à vos proches ou ne rien pouvoir revendre. C’est pourquoi vous devez effectuer le calcul dès le départ des produits qui sont réellement rentables dans votre catalogue et ne vendre que ceux-là. Cette technique vous permet de vous concentrer sur les clients les plus intéressants, les plus rentables pour l’activité.

« Tu utiliseras l’argent pour acheter ta liberté et non ton amour-propre » est également une loi essentielle car l’argent n’est qu’un moyen de vivre la vie de vos rêves et de partager la liberté et l’abondance avec vos proches. Si vous placez trop d’importance sur votre amour-propre, votre ego, vous risquez de vouloir réaliser plus de chiffre d’affaires. Or, il est inutile de faire un million de chiffre d’affaires et être déficitaire. Il est préférable de ne faire que deux-cent mille euros mais de réaliser des bénéfices.

Ces quatre lois auront un impact énorme sur votre vie d’entrepreneur et sur la pérennité que vous donnera votre entreprise.

À propos de Sébastien

(Le Marketeur Francais : Biographie)Sébastien, surnommé "Le Marketeur Français", est consultant en stratégie marketing, spécialisé dans la croissance explosive des petites entreprises.

/* ]]> */