Etiquettes’organiser

Comment s’assurer de suivre son emploi du temps ?

C

Il est extrêmement important de savoir où vous en êtes si vous voulez pouvoir changer les choses et aller dans la bonne direction. 

Il existe un outil gratuit sur Internet qui vous permet de démarrer votre journée de travail en le signalant et d’ensuite lister chaque tâche que vous accomplissez dans votre journée. 

Par exemple, si vous commencez par de la recherche de partenaires, vous vous dites que vous allez passer une heure dessus et pas plus. Quand la tâche est effectuée, vous pouvez préciser que vous avez fait donc votre recherche de partenaires et que cette activité était motrice. Vous pouvez même rajouter d’autres détails afin d’obtenir des statistiques. Dès que vous démarrez l’activité suivante, vous décrivez à la fin ce que vous avez fait. 

Au bout d’un moment, suite à une journée ou une semaine, vous aurez accès à un petit graphique vous permettant de voir si vous avez été aussi productif que vous le croyez durant votre semaine. 

Cet outil vous permet de suivre la courbe du temps que vous avez perdu par semaine mais aussi la courbe de vos activités motrices et vous pouvez même indiquer les activités que vous souhaitez ne plus jamais refaire à l’avenir. 

Ce n’est peut-être pas encore votre cas mais à un moment donné vous allez forcément avoir envie de déléguer certaines tâches. 

Il est donc utile d’avoir ces courbes vous disant que de la semaine, vous avez passé un certain nombre d’heures à effectuer des activités que vous n’avez pas à faire vous. 

L’outil existe en tant que site Internet et en tant qu’application. Son nom est TOGGL.COM.

Si vous êtes formateur, le moment où vous présentez votre formation n’est pas une activité motrice. En revanche, faire une vidéo expliquant qu’il faut s’inscire à la formation, cela est une activité motrice. Mais donner un cours, cela est une activité de flottaison. Pour les participants de la formation, il s’agit d’une activité stratégique. 

Dans votre calendrier trimestriel, vous avez des jours libres, qu’il vous faut placer en premier lieu. Les jours libres sont du temps où votre entreprise n’a pas le droit de vous contacter. Pendant ce temps, vous pouvez faire ce que vous voulez. Ces jours seront placés en premier. C’est à vous de déterminer combien vous voulez en avoir. 

Ensuite viennent vos jours de réflexions stratégiques, c’est à dire le temps que vous passez à penser à votre activité. 

Enfin, viennent les jours moteurs. 

Le but n’est pas de remplir tous les jours du trimestre mais de bloquer les dates importantes.

Etat d’esprit et convictions de l’esprit productif

E

Nous allons aborder les sept grands principes de l’esprit productif. Aujourd’hui, nous allons plus particulièrement nous focaliser sur le principe 0 : État d’esprit et convictions de l’esprit productif.

La productivité, c’est-à-dire faire plus et plus rapidement, doit être envisagée dans le cadre de votre vie, dans la réalisation de vos rêves, de vos objectifs. L’origine de tout est la pensée, le mental, ce qui vous permettra d’être vraiment productif.  Vous constaterez que la plupart des principes vus aujourd’hui concernent surtout la réflexion, la préparation plutôt que l’action.

Dans ce premier principe, il existe un certain nombre de convictions de base.

Je suis orienté résultats, pas orienté action.

L’objectif ne doit pas être de réaliser des choses mais de vous positionner dans une logique d’orientation résultats. 

Posez-vous toujours la question « Quel est le résultat que je veux atteindre ? ». 

Focalisez-vous sur comment l’atteindre le plus rapidement possible.

Mon temps est ma principale ressource, je suis un farouche protecteur de mon temps.

Parmi tout ce que vous possédez, le temps est la seule chose qui ne peut être remplacée. Quand l’heure est passée, elle n’existera jamais plus. 

Pour un entrepreneur, le temps est la plus importante des ressources, plus encore que l’argent.

Je suis la seule personne responsable de mon agenda.

Vous devez ressentir la conviction que vous seul êtes le responsable du contenu de votre agenda, que vous le maîtrisez entièrement.

Le plus important est de garder la priorité numéro 1 comme la priorité numéro 1.

Le principe est de garder toujours en visuel la priorité (du mois, du jour, du moment) que vous avez identifiée.

Chaque jour, j’accomplis ma destiné.

Les choses que vous accomplissez chaque jour construisent-elles votre vie, l’idéal vers lequel vous tendez ? 

Pour arriver en fin de journée avec enthousiasme, vous devez établir un lien entre votre futur à long terme et ce que vous accomplissez aujourd’hui.

Plus je me donne du temps et plus j’en prends.

Il a été prouvé scientifiquement que lorsque vous avez une tâche très importante, vous la réalisez dans le temps que vous avez estimé. Cela signifie que si vous aviez estimé moins de temps, vous seriez arrivé au même résultat. Si vous estimez que vous avez besoin de deux heures pour effectuer une action, dites-vous qu’une heure pourra suffire. Divisez par deux toutes vos estimations et vous serez surpris des résultats. 

De même, si vous commandez un travail à un prestataire, donnez-lui un court délai afin d’avoir le temps ensuite de vérifier ce qu’il vous a livré avant la date limite où vous en aurez besoin.

Dans le marketing Internet, si l’ensemble des activités vous prend plus de deux jours, vous avez probablement un problème dans votre stratégie ou dans votre formation. Imposez-vous des challenges très courts. Par exemple, accordez-vous deux jours pour mettre en place un blog ou un site Web.

Quel conseil donner pour débloquer quelqu’un qui s’est donné trop de temps pour son projet ?

Lui dire de s’accorder moins de temps pour réaliser ce projet et le terminer même si le résultat n’est pas parfait. Le blog, le site, la vidéo seront en ligne rapidement. En coaching, je demanderai à cette personne quel est l’impact de sa procrastination sur l’avenir de son entreprise, de ses finances, de son style de vie, de la qualité de ses relations etc.

Imaginons que j’aie un projet et je décide de m’allouer un temps. Étant responsable de mon agenda, c’est moi qui décide combien de temps je vais passer à chercher des partenaires, à établir le profil de mes clients etc. Comment me rassurer sur la façon dont j’établis mon timing puisqu’il n’existe pas de règle absolue?

Je reprends mon conseil précédent, divisez par deux le temps que vous avez estimez. 

Ensuite, vous pouvez demander des conseils à quelqu’un qui a déjà réalisé la même opération. Sinon le processus sera très itératif. Vous commencerez par une première estimation puis vous noterez le temps réellement pris. Avec l’habitude, vous serez de plus en plus productif. Il n’existe pas de recette miracle, le mieux est de décomposer le projet et estimer le temps pour chacun des points puis de tout diviser par deux.

Nous arrivons au terme du point 0 qui, pour moi, est la fondation pour aborder les six principes suivants.

Apprendre à s’organiser pour devenir un entrepreneur libre

A

De nombreux entrepreneurs adoptent un rythme de travail intense sans détente. Ils n’ont pas un supérieur hiérarchique certes, mais leurs responsabilités exigent un engagement total. Or, il s’est avéré qu’un bon équilibre entre la vie professionnelle d’un entrepreneur et sa vie privée peut être plus efficace.

Si vous gérez votre propre entreprise, il est important de penser à libérer du temps et renouveler votre énergie. Évidemment, une telle décision sans étude préalable peut nuire à votre activité.

Personnellement, j’ai toujours voulu voyager et faire le tour du monde, mais l’arrêt de mes activités était un obstacle majeur. Gérer votre entreprise vous impose des charges que vous devez payer même si votre activité est en veille !

Finalement, j’ai réussi à réaliser ce rêve, mais derrière ce voyage, il y avait beaucoup de travail et d’organisation. J’ai accepté de relever ce défi et parvenir à un bon équilibre entre le travail et le temps libre.   

S’organiser et définir ses objectifs

La principale contrainte est de contrôler son temps de travail. Pour y arriver, deux leviers sont très importants : organisez son temps pour plus d’efficacité et définir clairement ses objectifs.

L’avancement sur ces deux moyens d’actions nécessite une connaissance de votre situation actuelle.

Je vous propose un exercice pour déterminer combien de temps vous travaillez et quelles sont les contraintes que vous rencontrez. C’est un simple outil pour mesurer votre efficacité ! Il suffit de créer votre agenda et noter les tâches que vous avez réalisées et par type d’activité.

  • SAV : si vous avez répondu aux e-mails de clients ou gérer une réclamation
  • Administratif : si vous avez mis en ordre votre comptabilité  
  • Management : si vous avez collaboré avec votre équipe
  • Créatif : si vous avez travaillé sur un nouveau produit
  • Commercial : si vous avez convaincu des prospects pour acheter votre produit
  • Technique : si vous avez amélioré votre site Web ou contacter un fournisseur
  • Marketing : si vous avez conçu une campagne ou un système pour générer de nouvelles ventes

Vous notez sur votre agenda le créneau sur lequel vous avez travaillé et le temps passé pour accomplir une tâche définie.  

Le but de cet exercice consiste à déterminer et analyser votre façon d’exploiter le temps. Vous êtes invité à appliquer cette méthode pendant trois semaines. Comme résultat, vous aurez une vision plus claire sur votre volume de travail et le temps nécessaire pour accomplir certaines tâches.

Il peut arriver que vous oubliiez de noter le travail effectué sur votre agenda. En essayant de vous rattraper, vous vous rendez compte que vous avez oublié quelques tâches déjà accomplies.

Vous aurez ainsi un intervalle du temps dont vous ignorez les tâches effectuées, un temps « hors contrôle ».

En effet, ce que vous avez fait pendant ce temps est d’une faible importance sur votre plan stratégique sur le long terme, au point que vous êtes incapable de vous rappeler de ces tâches dans les quelques heures qui suivent.

En faisant cet exercice, il est possible de déterminer votre position actuelle et les décisions à prendre pour libérer votre temps.

Naturellement, au bout de quelques semaines, vous serez capable de gérer votre temps. Vous pourrez alors facilement choisir les tâches que vous pouvez déléguer. Pensez à vous libérer des missions qui ne figurent pas en tête de votre liste de priorités et occupent beaucoup de votre temps.

Vous allez constater également qu’il y a des tâches qui peuvent être éliminées ou regroupées.

A titre d’exemple, je consacrais une demi-heure chaque jour pour traiter mes e-mails. Si je regroupe mes e-mails et je choisis un jour par semaine pour les traiter, je serais capable de passer moins de temps par semaine sur cette tâche.  

Pourquoi souhaitez-vous davantage de temps libre ?

Passons au deuxième secret qui consiste à définir correctement votre objectif. 

Posez-vous la question, quel est vraiment votre grand rêve et pourquoi avez-vous besoin de temps libre ?  

Je vous ai déjà évoqué au début que j’ai toujours rêvé de partir en voyage et faire le tour du monde. Effectivement, j’ai réussi à partir en voyage pendant six mois tout en travaillant mais uniquement une journée par semaine.

Mon grand souci avant de voyager, était de passer le temps devant mon ordinateur pour travailler sans profiter de mon séjour. Heureusement que j’ai réussi à créer un équilibre entre la continuité de mon activité et le charme de mon voyage.

Mon objectif était de partir en voyage sans toucher à mon projet. Quant à vous, quel est le rêve que vous voulez réaliser ? Prenez quelques instants pour le définir, cela fera la moitié du schéma pour l’atteindre !

5 techniques pour mieux assimiler une formation

5

 

On assimile mieux lorsque l’on mobilise et que l’on met en pratique les enseignements reçus.
On assimile mieux lorsque l’on mobilise et que l’on met en pratique les enseignements reçus.

Participer à une formation est une excellente façon d’actualiser ses connaissances et de travailler ses compétences. En ligne ou hors ligne, de nombreux formateurs indépendants et instituts de formation proposent des sessions d’apprentissage dédiées à tous les aspects de l’entreprenariat. A vous sélectionner celle qui convient le mieux à vos besoins – en privilégiant, bien sûr, les formations de qualité dispensées par des experts reconnus. Comme une formation est un investissement conséquent, voici cinq stratégies qui vous permettront de rentabiliser votre temps et d’assimiler au mieux les connaissances et les savoir-faire enseignés par votre formateur.

(suite…)

À propos de Sébastien

(Le Marketeur Francais : Biographie)Sébastien, surnommé "Le Marketeur Français", est consultant en stratégie marketing, spécialisé dans la croissance explosive des petites entreprises.

/* ]]> */