J-35: Comment déléguer efficacement (partie 2)

Ce document est un exemple réel de fiche-impact, créée pour la toute première édition du séminaire “Entrepreneur Libre” (qui à l’époque, ne durait que 2 jours). J’ai confié cette fiche-impact à mon équipe et le résultat final était parfaitement ce que j’attendais et nous a valu de nombreux commentaires enthousiastes des participants présents.

Voici ce dont j’ai besoin
Une prestation de décoration de la salle de séminaire, incluant les accessoires, le montage et le démontage. Ainsi que des accessoires pour le staff (foulards, pin’s hotesses par exemple).
Une prestation d’accueil, de vestiaires et d’émargement.
Le séminaire a lieu sur 2 jours et le but est de transformer la salle pour ces 2 jours, en l’intérieur d’un avion de ligne.
Ce qu’il faut savoir :
Nous organisons un séminaire, « Entrepreneur Libre ».
Ce séminaire s’adresse à nos clients, qui ont reçu une place en cadeau avec l’achat de notre livre « Le Chemin Vers Le Sommet ».
Le thème du séminaire est : « Découvrez comment vous pouvez vous libérer du temps, et faire grimper votre chiffre d’affaires en vous entourant d’une équipe sur qui vous pouvez compter, grâce à la méthode « Entrepreneur Libre » en six étapes ! »
Au cours de l’événement, le présentateur, un formateur et chef d’entreprise reconnu, expliquera comment il a fait grimper les bénéfices de son entreprise tout en voyageant autour du monde 6 mois d’affilée, en gérant son activité à distance 1 journée par semaine.
Impact :
Cette création d’ambiance est importante, car nous disposons d’une salle de séminaire à la disposition très particulière (salle en profondeur, cf. le plan ci-joint, avec des rangées de 3 x 5 sièges, séparées par 2 allées).
Nous souhaitons tirer parti de cette disposition atypique et du thème de l’événement. Puisque notre salle est disposée comme un Boeing 747, autant jouer le jeu à fond.
Ce qui se passe si on réussit :
Les participants passent un excellent moment sur place et repartent de ce séminaire ravis de l’idée originale et de son exécution parfaite.
Ils font jouer le bouche-à-oreilles et le séminaire suivant double le nombre de participants.
Les gens sont captivés et restent actifs et engagés durant les 2 jours entiers de séminaire.
L’esprit à la fois festif/ludique dans la forme, mais aussi très sérieux et professionnel sur le fond, convainc de nombreux participants de saisir notre offre pour une série d’ateliers en groupes restreints sur l’année suivante.
Ce qui se passe si on échoue ou si on ne fait rien :
On se retrouve avec une salle mal éclairée, peu confortable ; les gens sont mal à l’aise et ne sont pas concentrés sur la présentation. Un grand nombre de participants quitte le séminaire avant la fin.
Ce dont nous avons besoin
Staff
Hôtesses pour l’accueil et l’émargement
Le vendredi soir, de 19h à 21h (il faut encourager le maximum de participants à venir la veille)
Le samedi, émargement de 8h à 9h ?
NB: Il faut émarger 750 personnes
Les hôtesses doivent porter la même tenue, et être assorties à nos couleurs spécifiées dans les Principes Opérationnels : http://entrepreneurlibre.com/cgv-principes
Les hôtesses portent un foulard, comme celles d’une compagnie aérienne
Tout le staff doit être assorti (incluant staff LMF, staff video, bref toute personne qui sera en contact avec les clients)
Décoration et disposition
Si possible : fauteuils plus confortables pour les Première Classe, que pour le reste de la salle (compter 60 personnes concernées, soit 4 rangées)
Si possible : chaises de couleurs différentes pour la Classe Affaires, que pour le reste de la salle
Si possible : kit « avion » personnalisé avec notre logo sur les sièges de la Première Classe
Badges identifiant les différentes classes : Première Classe, Classe Affaires (et aucune mention pour la classe Eco)
Hublots sur les murs
Fond de scène : la salle propose un cyclo « basique », mais je suis davantage intéressé par un fond qui soit dans le thème
Distribution des bouteilles d’eau ; et distribution des brochures aux moments indiqués : faire circuler les hôtesses avec un chariot dans les allées ?
D’autres idées sont les bienvenues !
Budget :
Budget général pour la décoration et accessoires
[confidentiel] euros par participant, soit [confidentiel] euros HT pour l’ensemble
Budget pour la partie « VIP »
[confidentiel] euros HT par participant, soit [confidentiel] euros pour leur section
Budget hotesses
[confidentiel] euros HT pour le WE.