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Le secret pour bien comprendre la structure de votre entreprise

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Pour bien comprendre la structure de votre entreprise, vous devez avant tout avoir une idée extrêmement claire de tous les éléments qui la composent. Pour cela, je vous invite à énumérer les différents départements dont vous aurez besoin. Ensuite, sous chaque département, essayez de préciser tous les rôles possibles. Un rôle, c’est une action accomplie par une personne dans l’entreprise. Par exemple, le premier rôle d’une entreprise c’est le rôle du gérant, autrement dit, celui qui gère l’entreprise.

Comment structurer votre entreprise ?

Différents départements peuvent être présents dans une entreprise et notamment :

  • Département création du produit : pour créer le produit/service à vendre ;
  • Département marketing : pour vendre automatiquement vos produits sans contact humain grâce aux campagnes marketing ;
  • Département commercial : pour vendre le produit et rester en contact humain avec les clients et les clients potentiels ;
  • Département administratif : pour gérer les factures des clients, les règlements de fournisseurs, le contact avec la banque…
  • Département service après vente : pour faire un suivi du client après son achat ;  
  • Département financier : pour assurer et vérifier la rentabilité de l’entreprise.

Dans chaque département, il y a des rôles. Par exemple dans le département création du produit, vous trouverez :

  • Le directeur qui coordonne la création d’un nouveau produit ;
  • Le créateur qui fait la recherche et crée le contenu du produit ;
  • Le présentateur qui présentera le nouveau produit  ;
  • Le monteur qui fait le montage technique.
  • Vous aurez besoin également d’un cameraman pour filmer et un technicien pour mettre en ligne la vidéo et créer les accès pour les clients, un assistant pédagogique pour créer du contenu autour du produit…

Un autre rôle qui doit être présent sur votre organigramme, c’est le propriétaire qui ne doit pas être forcément le gérant.

En tant qu’entrepreneur quels sont les rôles que vous devez avoir ?

En tant qu’entrepreneur, vous pouvez avoir le rôle du propriétaire de l’entreprise et le rôle du créateur du produit. 

Si vous êtes un formateur ou un expert et que vous créez votre entreprise pour partager du contenu, vous devez occuper ces deux rôles au maximum. 

Dans une entreprise où vous ne créez pas vous-même le contenu ou vous vendez un produit dont vous n’êtes pas le créateur, vous continuez au poste de propriétaire.

Une fois que vous avez mis en place le plan qui détermine les différents rôles nécessaires dans votre entreprise, vous devez affecter chaque rôle à la personne correspondante. Cette étape vous permettra d’avoir une vision plus claire sur votre entreprise. En tant que propriétaire, vous êtes le capitaine de votre entreprise, vous devez donc la coordonner.

Pour réaliser les autres tâches, il est important d’avoir une équipe pour le bon développement de votre entreprise.

Pour mieux comprendre, prenons l’exemple du rôle de la directrice financière au sein d’une entreprise.

Quelle est la mission de la directrice financière au sein d’une entreprise ?

Une directrice financière intervient dans tous les niveaux de l’entreprise afin de cibler le dysfonctionnement qui peut avoir lieu et réfléchir à des solutions pour le résoudre. Son rôle consiste également à créer des outils qui permettent à l’équipe d’ajuster leurs objectifs et faire les actions correctes nécessaires par rapport à la stratégie globale mise en place. La directrice financière apporte le regard et un soutien différent dans l’ensemble de l’organisation et dans la stratégie générale.

Je vous propose un exemple concret pour mieux comprendre le rôle du directeur financier dans la prise de décisions stratégiques par l’entreprise. Au sein de mon entreprise, nous avons développé un outil d’aide qui permet à toute l’équipe de gérer et mieux adapter les actions qu’ils ont entamées. Cet outil permet d’obtenir un graphique qui illustre le rapport entre les différents produits proposés par l’entrepreneur et le chiffre d’affaires réalisé.

Comment peut-on se servir de cet outil ?

Chaque action nécessite des ressources et par conséquent des dépenses (moyens humains, temps, communication…). En se référant à votre graphique, vous pouvez définir vos produits phares sur lesquels vous vous permettez de dépenser de l’argent puisqu’ils vous apporteront un gain. 

Par contre, pour les produits qui vous font perdre de l’argent, il vaut mieux les retirer du marché. 

A l’inverse, s’il s’agit d’un nouveau produit qui ne décolle pas, il y aura des solutions et des communications à envisager. Sur l’ensemble de vos produits, vous pouvez avoir des produits intermédiaires qui ne vous font ni gagner ni perdre de l’argent. Dans cette situation, pensez à des actions de communication pour les améliorer.

Pour vos produits phares vous pouvez vous poser d’autres questions :

  • Est-ce que vous pouvez estimer leur durée de vie ?
  • Est-ce qu’ils sont en phase de croissance ?
  • Est-ce qu’ils ont atteint le seuil de maturité ?

Si vous réussissez à répondre à ces trois questions, vous pouvez prendre des décisions pour améliorer vos moyens de communication.

En se basant sur cet outil, le service financier peut soutenir et orienter les décisions prises par le service marketing. En effet, l’analyse des chiffres vous permettra de prendre des décisions stratégiques capitales. La gestion financière est fondamentale dans le développement de votre entreprise.

Pour conclure, votre tâche consiste à faire l’organigramme de votre entreprise et à déterminer les rôles nécessaires pour ensuite les déléguer aux personnes correspondantes.

Déléguer le SAV et la technique pour évoluer dans votre entreprise

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Vous souhaitez évoluer dans votre entreprise et déléguer le SAV et la technique ? Cet article est fait pour vous.

Lorsque vous allez commencer à déléguer l’administratif SAV, si vous avez quelqu’un qui le fait régulièrement ou tous les jours, vous aurez automatiquement des clients plus heureux. Lorsque c’est vous qui faisiez tout, vous rechigniez à vous connecter pour voir vos mails. 

Pour ceux qui sont nouveaux dans la formation en ligne, peut-être ne serez-vous pas d’accord avec ce que je vais dire là parce que vous aimez le SAV mais attendez six mois et nous en reparlerons. Répondre aux gens qui ont oublié plusieurs fois leur mot de passe est très rapidement lassant. Mais quelqu’un du SAV qui aime le contact, qui aime voir les gens heureux sera patient.

Certaines personnes de votre équipe vont s’occuper de la technique ce qui permet de décupler ce que vous pouvez faire. 

Par exemple, réaliser des vidéoconférences est une activité très rentable pour un formateur, des gens achèteront immédiatement, d’autres achèteront plus tard, certaines personnes deviendront des fidèles qui viendront souvent et achèteront régulièrement. Ce moyen de vente est clairement non négligeable. 

Vous pouvez réaliser vos vidéos face caméra avec une petite présentation sur votre ordinateur ou préférez afficher un PowerPoint si vous ne voulez pas vous montrer. Ce genre de procédés est extrêmement difficile à mettre sur pied sans une équipe technique. Il faut être capable de gérer cinq systèmes à la fois. Grâce à mon équipe, je peux partager mon savoir, chose impossible si je devais tout assumer moi-même. 

Tout gérer seul m’a beaucoup pesé lorsque je le faisais et mes conférences étaient moins bonnes. J’en avais marre et je me faisais à l’avance une montagne de toutes les tâches techniques. La première formation en vidéo que j’ai créée m’a pris presqu’un an et demi et la plus récente juste six heures en comptant la préparation et le temps face à la caméra. Aujourd’hui, je peux donc réaliser facilement des formations et mon produit est rentable.D’autres tâches peuvent être également déléguées comme l’assistance de diffusion. Autrement dit, lorsque vous faites une vidéo, vous ne devez pas vous-même la poster partout puisque c’est une équipe qui va la poster sur votre blog et ailleurs. Ces outils peuvent être automatiques. 

Apprendre à s’organiser pour devenir un entrepreneur libre

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De nombreux entrepreneurs adoptent un rythme de travail intense sans détente. Ils n’ont pas un supérieur hiérarchique certes, mais leurs responsabilités exigent un engagement total. Or, il s’est avéré qu’un bon équilibre entre la vie professionnelle d’un entrepreneur et sa vie privée peut être plus efficace.

Si vous gérez votre propre entreprise, il est important de penser à libérer du temps et renouveler votre énergie. Évidemment, une telle décision sans étude préalable peut nuire à votre activité.

Personnellement, j’ai toujours voulu voyager et faire le tour du monde, mais l’arrêt de mes activités était un obstacle majeur. Gérer votre entreprise vous impose des charges que vous devez payer même si votre activité est en veille !

Finalement, j’ai réussi à réaliser ce rêve, mais derrière ce voyage, il y avait beaucoup de travail et d’organisation. J’ai accepté de relever ce défi et parvenir à un bon équilibre entre le travail et le temps libre.   

S’organiser et définir ses objectifs

La principale contrainte est de contrôler son temps de travail. Pour y arriver, deux leviers sont très importants : organisez son temps pour plus d’efficacité et définir clairement ses objectifs.

L’avancement sur ces deux moyens d’actions nécessite une connaissance de votre situation actuelle.

Je vous propose un exercice pour déterminer combien de temps vous travaillez et quelles sont les contraintes que vous rencontrez. C’est un simple outil pour mesurer votre efficacité ! Il suffit de créer votre agenda et noter les tâches que vous avez réalisées et par type d’activité.

  • SAV : si vous avez répondu aux e-mails de clients ou gérer une réclamation
  • Administratif : si vous avez mis en ordre votre comptabilité  
  • Management : si vous avez collaboré avec votre équipe
  • Créatif : si vous avez travaillé sur un nouveau produit
  • Commercial : si vous avez convaincu des prospects pour acheter votre produit
  • Technique : si vous avez amélioré votre site Web ou contacter un fournisseur
  • Marketing : si vous avez conçu une campagne ou un système pour générer de nouvelles ventes

Vous notez sur votre agenda le créneau sur lequel vous avez travaillé et le temps passé pour accomplir une tâche définie.  

Le but de cet exercice consiste à déterminer et analyser votre façon d’exploiter le temps. Vous êtes invité à appliquer cette méthode pendant trois semaines. Comme résultat, vous aurez une vision plus claire sur votre volume de travail et le temps nécessaire pour accomplir certaines tâches.

Il peut arriver que vous oubliiez de noter le travail effectué sur votre agenda. En essayant de vous rattraper, vous vous rendez compte que vous avez oublié quelques tâches déjà accomplies.

Vous aurez ainsi un intervalle du temps dont vous ignorez les tâches effectuées, un temps « hors contrôle ».

En effet, ce que vous avez fait pendant ce temps est d’une faible importance sur votre plan stratégique sur le long terme, au point que vous êtes incapable de vous rappeler de ces tâches dans les quelques heures qui suivent.

En faisant cet exercice, il est possible de déterminer votre position actuelle et les décisions à prendre pour libérer votre temps.

Naturellement, au bout de quelques semaines, vous serez capable de gérer votre temps. Vous pourrez alors facilement choisir les tâches que vous pouvez déléguer. Pensez à vous libérer des missions qui ne figurent pas en tête de votre liste de priorités et occupent beaucoup de votre temps.

Vous allez constater également qu’il y a des tâches qui peuvent être éliminées ou regroupées.

A titre d’exemple, je consacrais une demi-heure chaque jour pour traiter mes e-mails. Si je regroupe mes e-mails et je choisis un jour par semaine pour les traiter, je serais capable de passer moins de temps par semaine sur cette tâche.  

Pourquoi souhaitez-vous davantage de temps libre ?

Passons au deuxième secret qui consiste à définir correctement votre objectif. 

Posez-vous la question, quel est vraiment votre grand rêve et pourquoi avez-vous besoin de temps libre ?  

Je vous ai déjà évoqué au début que j’ai toujours rêvé de partir en voyage et faire le tour du monde. Effectivement, j’ai réussi à partir en voyage pendant six mois tout en travaillant mais uniquement une journée par semaine.

Mon grand souci avant de voyager, était de passer le temps devant mon ordinateur pour travailler sans profiter de mon séjour. Heureusement que j’ai réussi à créer un équilibre entre la continuité de mon activité et le charme de mon voyage.

Mon objectif était de partir en voyage sans toucher à mon projet. Quant à vous, quel est le rêve que vous voulez réaliser ? Prenez quelques instants pour le définir, cela fera la moitié du schéma pour l’atteindre !

J-35: Comment déléguer efficacement (partie 2)

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Comment déléguer et obtenir exactement le résultat voulu ? Voici un exemple réel !

Vous voulez « vendre » votre idée à un partenaire, un associé, un prestataire, ou un(e) employé(e) afin que votre grand projet puisse voir le jour ?
Voici un exemple précis et réel de la façon optimale de déléguer vos projets ou de les communiquer à quelqu’un d’important. Ce podcast est la suite de celui d’hier (« Vendre vos idées »)

Aujourd’hui, nous sommes à « J-35 » du séminaire Entrepreneur Libre… et le conseil donné aujourd’hui va vous permettre de connaître une réussite hors du commun !
Je vous en dis davantage… dans ce podcast !

Accédez gratuitement au bonus mentionné dans le podcast: Fiche-Impact rédigée par Sébastien

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J'espère que ce podcast vous a plu !

Si vous voulez mettre en pratique mes stratégies dans votre entreprise, je vous recommande vivement mon livre, Le Secret des Entrepreneurs Libres. Ce guide pratique, illustré d’exemples concrets d’entrepreneurs dans 25 secteurs d’activité, dévoile :

  • Pourquoi et comment vous devez vous « cloner » (p. 81) pour faire exploser vos ventes et vos revenus, tout en réduisant votre temps de travail !
  • Comment différencier votre offre et rendre vos concurrents « hors sujet » en créant une offre irrésistible pour vos clients ! (p.45)
  • Le secret qui transforme vos clients en « fans » qui achètent encore et encore - et qui vous recommandent autour d’eux ! (p.53)
  • Pourquoi et comment vous devez repousser certains clients, pour vous libérer du temps, diminuer votre stress, et multiplier votre bénéfice ! (p. 179)
  • Et bien d’autres méthodes et ressources pour faire de vous un Entrepreneur Libre !
Chaque section du livre est complétée par des ressources en ligne, et des études de cas détaillées avec des entrepreneurs qui ont utilisé avec succès mes conseils !

Sébastien
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Transcription :

Ce document est un exemple réel de fiche-impact, créée pour la toute première édition du séminaire “Entrepreneur Libre” (qui à l’époque, ne durait que 2 jours). J’ai confié cette fiche-impact à mon équipe et le résultat final était parfaitement ce que j’attendais et nous a valu de nombreux commentaires enthousiastes des participants présents.

Voici ce dont j’ai besoin
Une prestation de décoration de la salle de séminaire, incluant les accessoires, le montage et le démontage. Ainsi que des accessoires pour le staff (foulards, pin’s hotesses par exemple).
Une prestation d’accueil, de vestiaires et d’émargement.
Le séminaire a lieu sur 2 jours et le but est de transformer la salle pour ces 2 jours, en l’intérieur d’un avion de ligne.
Ce qu’il faut savoir :
Nous organisons un séminaire, « Entrepreneur Libre ».
Ce séminaire s’adresse à nos clients, qui ont reçu une place en cadeau avec l’achat de notre livre « Le Chemin Vers Le Sommet ».
Le thème du séminaire est : « Découvrez comment vous pouvez vous libérer du temps, et faire grimper votre chiffre d’affaires en vous entourant d’une équipe sur qui vous pouvez compter, grâce à la méthode « Entrepreneur Libre » en six étapes ! »
Au cours de l’événement, le présentateur, un formateur et chef d’entreprise reconnu, expliquera comment il a fait grimper les bénéfices de son entreprise tout en voyageant autour du monde 6 mois d’affilée, en gérant son activité à distance 1 journée par semaine.
Impact :
Cette création d’ambiance est importante, car nous disposons d’une salle de séminaire à la disposition très particulière (salle en profondeur, cf. le plan ci-joint, avec des rangées de 3 x 5 sièges, séparées par 2 allées).
Nous souhaitons tirer parti de cette disposition atypique et du thème de l’événement. Puisque notre salle est disposée comme un Boeing 747, autant jouer le jeu à fond.
Ce qui se passe si on réussit :
Les participants passent un excellent moment sur place et repartent de ce séminaire ravis de l’idée originale et de son exécution parfaite.
Ils font jouer le bouche-à-oreilles et le séminaire suivant double le nombre de participants.
Les gens sont captivés et restent actifs et engagés durant les 2 jours entiers de séminaire.
L’esprit à la fois festif/ludique dans la forme, mais aussi très sérieux et professionnel sur le fond, convainc de nombreux participants de saisir notre offre pour une série d’ateliers en groupes restreints sur l’année suivante.
Ce qui se passe si on échoue ou si on ne fait rien :
On se retrouve avec une salle mal éclairée, peu confortable ; les gens sont mal à l’aise et ne sont pas concentrés sur la présentation. Un grand nombre de participants quitte le séminaire avant la fin.
Ce dont nous avons besoin
Staff
Hôtesses pour l’accueil et l’émargement
Le vendredi soir, de 19h à 21h (il faut encourager le maximum de participants à venir la veille)
Le samedi, émargement de 8h à 9h ?
NB: Il faut émarger 750 personnes
Les hôtesses doivent porter la même tenue, et être assorties à nos couleurs spécifiées dans les Principes Opérationnels : http://entrepreneurlibre.com/cgv-principes
Les hôtesses portent un foulard, comme celles d’une compagnie aérienne
Tout le staff doit être assorti (incluant staff LMF, staff video, bref toute personne qui sera en contact avec les clients)
Décoration et disposition
Si possible : fauteuils plus confortables pour les Première Classe, que pour le reste de la salle (compter 60 personnes concernées, soit 4 rangées)
Si possible : chaises de couleurs différentes pour la Classe Affaires, que pour le reste de la salle
Si possible : kit « avion » personnalisé avec notre logo sur les sièges de la Première Classe
Badges identifiant les différentes classes : Première Classe, Classe Affaires (et aucune mention pour la classe Eco)
Hublots sur les murs
Fond de scène : la salle propose un cyclo « basique », mais je suis davantage intéressé par un fond qui soit dans le thème
Distribution des bouteilles d’eau ; et distribution des brochures aux moments indiqués : faire circuler les hôtesses avec un chariot dans les allées ?
D’autres idées sont les bienvenues !
Budget :
Budget général pour la décoration et accessoires
[confidentiel] euros par participant, soit [confidentiel] euros HT pour l’ensemble
Budget pour la partie « VIP »
[confidentiel] euros HT par participant, soit [confidentiel] euros pour leur section
Budget hotesses
[confidentiel] euros HT pour le WE.

À propos de Sébastien

(Le Marketeur Francais : Biographie)Sébastien, surnommé "Le Marketeur Français", est consultant en stratégie marketing, spécialisé dans la croissance explosive des petites entreprises.

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