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Déléguer le SAV et la technique pour évoluer dans votre entreprise

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Vous souhaitez évoluer dans votre entreprise et déléguer le SAV et la technique ? Cet article est fait pour vous.

Lorsque vous allez commencer à déléguer l’administratif SAV, si vous avez quelqu’un qui le fait régulièrement ou tous les jours, vous aurez automatiquement des clients plus heureux. Lorsque c’est vous qui faisiez tout, vous rechigniez à vous connecter pour voir vos mails. 

Pour ceux qui sont nouveaux dans la formation en ligne, peut-être ne serez-vous pas d’accord avec ce que je vais dire là parce que vous aimez le SAV mais attendez six mois et nous en reparlerons. Répondre aux gens qui ont oublié plusieurs fois leur mot de passe est très rapidement lassant. Mais quelqu’un du SAV qui aime le contact, qui aime voir les gens heureux sera patient.

Certaines personnes de votre équipe vont s’occuper de la technique ce qui permet de décupler ce que vous pouvez faire. 

Par exemple, réaliser des vidéoconférences est une activité très rentable pour un formateur, des gens achèteront immédiatement, d’autres achèteront plus tard, certaines personnes deviendront des fidèles qui viendront souvent et achèteront régulièrement. Ce moyen de vente est clairement non négligeable. 

Vous pouvez réaliser vos vidéos face caméra avec une petite présentation sur votre ordinateur ou préférez afficher un PowerPoint si vous ne voulez pas vous montrer. Ce genre de procédés est extrêmement difficile à mettre sur pied sans une équipe technique. Il faut être capable de gérer cinq systèmes à la fois. Grâce à mon équipe, je peux partager mon savoir, chose impossible si je devais tout assumer moi-même. 

Tout gérer seul m’a beaucoup pesé lorsque je le faisais et mes conférences étaient moins bonnes. J’en avais marre et je me faisais à l’avance une montagne de toutes les tâches techniques. La première formation en vidéo que j’ai créée m’a pris presqu’un an et demi et la plus récente juste six heures en comptant la préparation et le temps face à la caméra. Aujourd’hui, je peux donc réaliser facilement des formations et mon produit est rentable.D’autres tâches peuvent être également déléguées comme l’assistance de diffusion. Autrement dit, lorsque vous faites une vidéo, vous ne devez pas vous-même la poster partout puisque c’est une équipe qui va la poster sur votre blog et ailleurs. Ces outils peuvent être automatiques. 

Quelles tâches devez-vous déléguer pour augmenter vos revenus

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Quand vous voulez recruter une équipe pour vous aider et vous accompagner, la première chose à faire, c’est de vous assurer que vous déléguez les bonnes tâches. Pour cette raison, il est primordial de déterminer les tâches que vous êtes prêt à accomplir et celles que vous préférez déléguer.

Déléguer les tâches secondaires

A un moment donné, il est crucial de vous fixer une frontière et choisir les tâches à déléguer pour libérer votre temps et vous occuper des tâches les plus importantes. 

Si vous passez deux heures par semaine à accomplir des tâches supplémentaires comme mettre à jour votre blog ; accomplir des tâches techniques ; préparer la paperasse ; publier des articles sur WordPress… au lieu de réaliser votre activité de formateur, vous devez penser à déléguer certaines tâches.  

Imaginons que durant ces deux heures, vous arrivez à trouver un client qui vous paye 300 € pour acheter votre formation phare. Cela veut dire que chaque semaine, vous perdez ce montant sans faire attention. Sur une année, vous cumulez 15 600 € de pertes. 

Prenons un autre exemple plus conservateur, si vous vendez votre coaching à 50 € de l’heure, en passant du temps à gérer des activités secondaires, vous perdez 100 € chaque semaine. Soient 5200 € tous les ans.

Personnellement, depuis que j’ai fait ce calcul, en passant du temps pour accomplir une tâche technique, je me rends compte que je suis en train de perdre 5200 €. J’essaye d’adopter cette réaction à chaque fois que je passe du temps sur des tâches techniques ou administratives.

Le problème que vous pouvez avoir par rapport à la délégation, c’est que vous avez l’impression que vous faites de l’économie en faisant toutes les tâches sans l’aide d’une équipe. Vous ne donnez pas d’importance au temps perdu comme cette perte n’est pas concrétisée.

Vous devez retenir qu’en accomplissant certaines tâches délégables :

  • Mettre en ligne un sondage ;
  • Créer un formulaire sur votre site ;
  • Gérer l’auto-répondeur ;
  • Programmer la publication des contenus sur différentes plateformes.

Vous gaspillez du temps, ratez des opportunités et par extension vous perdez de l’argent.

Définissez les tâches à déléguer

Quand vous avez recours à un prestataire, il est primordial de définir les tâches que vous devez déléguer en premier lieu. 

Parmi ces tâches, il y a les tâches administratives et les tâches liées au service SAV. 

En effet, avec une mentalité de formateur, ce type de tâches pénibles n’est pas adapté à vos capacités. Certaines personnes, spécialisées dans ce domaine, trouvent du plaisir en effectuant ces tâches parce qu’ils aiment avoir un contact humain et rendre service aux autres. Pour cette raison, je vous recommande, quand vous faites appel à un prestataire ou à un partenaire qui sera chargé du service client, de privilégier des professionnels qui aiment accomplir ces tâches et rendre service aux autres. 

Pour les tâches administratives, il est important de faire appel à des personnes passionnées et qui trouvent du plaisir en faisant leurs travail.

Des collaborateurs passionnés, considèrent chaque tâche confiée comme étant un défi. Par conséquent, ils vous fourniront un rendu satisfaisant et vous pourrez communiquer d’une façon fluide.

Par contre, si vous devez effectuer vous-même des tâches techniques très spécifiques et qui demandent beaucoup de technicité, vous ne serez pas forcément motivé. Comme résultat, vous vous trouvez en train de dépenser du temps pour accomplir des missions qui ne vous passionnent pas réellement au lieu d’exploiter ce temps pour exercer votre activité principale et augmenter vos revenus. 

Le temps consacré à des tâches supplémentaires qui ne sont pas au cœur de votre activité principale et ne vous passionnent pas, c’est de l’argent perdu !

Pour cette raison, vous devez être convaincu qu’il est primordial de déléguer les tâches que vous considérez lourdes et qui ne correspondent pas à vos envies.

Je vous recommande alors de déléguer les tâches administratives et SAV. En déléguant ces tâches, premièrement, vous libérez instantanément du temps que vous pouvez exploiter pour exercer votre activité de formateur. Deuxièmement, cela joue un rôle important et indirect dans l’amélioration de vos revenus.   

Comment travailler SUR votre entreprise ?

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Le conseil que j’aimerais partager avec vous est issu d’un livre intitulé The E-Myth de Michael E.Gerber. L’idée principale de ce livre tourne autour d’un concept qui consiste à travailler SUR l’entreprise au lieu de travailler DANS l’entreprise. Une façon de le faire, c’est de créer un organigramme de votre entreprise. Cela est possible même si vous êtes :

  • Un solopreneur et vous travaillez tout seul ;
  • Un porteur du projet et votre boîte n’est pas encore créée ;
  • Associé avec une seule personne ou vous avez un seul employé.

Il est toujours indispensable de créer votre organigramme. 

En effet, cette représentation schématique des liens au sein de votre entreprise, vous incite à réfléchir non seulement aux tâches à faire au quotidien et qui vous submergent, mais aussi à réfléchir sous forme de rôles qui doivent être présents dans votre entreprise. 

Pour ce faire, imaginez que votre entreprise est une multinationale et que vous devez livrer la même valeur ajoutée à des millions de clients. Vous aurez besoin forcément d’une équipe qui travaille avec vous. Pensez alors comment vous pouvez structurer votre entreprise :

  • Est-ce qu’il vous faut un directeur financier ?
  • Vous faut-il une force commerciale ?
  • Est-ce qu’il vous faut des collaborateurs dans le service après vente ?  
  • Est-ce qu’il vous faut des managers, des designers ou des rédacteurs de contenu ?

Si vous schématisez l’organigramme complet de l’entreprise, vous trouverez :  

1. Les associés

Ils possèdent des parts dans l’entreprise, mais ils n’ont pas de tâches particulières à accomplir.

2. Le gérant

C’est lui qui dirige l’entreprise et il est chargé de la gestion de l’entreprise et des décisions des associés.

3. Différents départements 

 Plusieurs départements sont possibles selon les besoins de l’entreprise :

  • Le département formation ;
  • Le département recherches et développement ;
  • Le département commercial ;
  • Le département marketing.

Chaque entreprise a une structure différente, mais en créant votre structure vous vous rendrez compte qu’il est primordial de déléguer certains postes ou de diminuer l’effectif qui travaille sur d’autres postes, trop d’administratifs comparé à la force de vente de votre entreprise par exemple. 

Bien entendu, en créant l’organigramme, vous attribuez à chaque poste un responsable. 

Si vous êtes en train de gérer votre entreprise et vous occupez tous les postes disponibles, cette méthode vous permettra de déterminer facilement les tâches que vous devez déléguer afin de gagner du temps.

Personnellement, quand j’ai fait cet exercice pour la première fois, j’avais une seule collaboratrice et 61 postes dans la boîte : 31 postes occupés par ma collaboratrice et 30 postes que je devais moi-même occuper.

A ce moment-là j’ai remarqué qu’il est crucial de :

  1. Déléguer des postes à d’autres personnes ;
  2. Supprimer certains postes qui ne sont pas intéressants et ne contribuent pas dans le développement de mon entreprise ;
  3. Refaire la répartition de tâches entre moi et ma collaboratrice.

Cela m’a permis de développer mon équipe rapidement et d’une façon intelligente, stratégique et réfléchie. Par conséquent, j’ai réussi à augmenter considérablement les performances de mon entreprise.

J-50: Construire Une Equipe (podcast)

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Dans le podcast d’hier, Eric, membre de mon MasterMind Les Agisseurs, a demandé à ce que j’aborde le sujet de « construire une équipe ».

C’est pourquoi aujourd’hui je vais vous donner des pistes concrètes concernant la CULTURE d’entreprise : pourquoi et comment vous devez la créer dès le démarrage de votre entreprise (dès votre premier recrutement !)

Aujourd’hui, nous sommes à « J-50 » du séminaire Entrepreneur Libre… et le conseil donné aujourd’hui va vous permettre de connaître une réussite hors du commun !
Je vous en dis davantage… dans ce podcast !

Accédez gratuitement au PDF mentionné dans le podcast (fiche recrutement d’un marketeur) : Cliquez sur ce lien d’accès

Abonnez-vous: cliquez ici ! Écouter ou Télécharger le fichier audio

J'espère que ce podcast vous a plu !

Si vous voulez mettre en pratique mes stratégies dans votre entreprise, je vous recommande vivement mon livre, Le Secret des Entrepreneurs Libres. Ce guide pratique, illustré d’exemples concrets d’entrepreneurs dans 25 secteurs d’activité, dévoile :

  • Pourquoi et comment vous devez vous « cloner » (p. 81) pour faire exploser vos ventes et vos revenus, tout en réduisant votre temps de travail !
  • Comment différencier votre offre et rendre vos concurrents « hors sujet » en créant une offre irrésistible pour vos clients ! (p.45)
  • Le secret qui transforme vos clients en « fans » qui achètent encore et encore - et qui vous recommandent autour d’eux ! (p.53)
  • Pourquoi et comment vous devez repousser certains clients, pour vous libérer du temps, diminuer votre stress, et multiplier votre bénéfice ! (p. 179)
  • Et bien d’autres méthodes et ressources pour faire de vous un Entrepreneur Libre !
Chaque section du livre est complétée par des ressources en ligne, et des études de cas détaillées avec des entrepreneurs qui ont utilisé avec succès mes conseils !

Sébastien
PS : Avec mon livre Le Secret des Entrepreneurs Libres, j'offre 294 euros de bonus.
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Transcription :

Aujourd’hui nous allons parler de Comment bâtir une équipe. Souvenez-vous, c’est le sujet que mon invité d’hier, Eric Béhanzin, m’a demandé d’aborder dans le podcast d’aujourd’hui.

En ce moment je suis en train de me préparer à participer à un autre séminaire, organisé par Tony Robbins. C’est un sujet intéressant à aborder parce qu’en 2012, je participais au séminaire UPW de Tony, et je n’avais pas d’équipe.

En avril/mai 2012, je n’avais que 2 personnes qui travaillaient avec moi : Emelyne, qui s’occupait du service clients, et j’avais également une assistante qui s’occupait de toute la partie administrative et événementielle.

Et je voyais bien que j’étais limité dans la croissance que je pouvais connaître avec mon équipe de l’époque et avec la « culture d’entreprise » qui existait dans ma boite.

En fait, même si vous n’essayez pas de créer une culture d’entreprise, vous le faites sans le savoir. Et la culture d’entreprise que j’étais en train de créer n’était pas formidable : on communiquait au lance-pierres, il n’y avait pas une seule « procédure » de créée pour organiser notre travail, chaque projet était une nouvelle aventure où on avançait un peu au hasard, et tout le monde était surbooké.

J’étais frustré parce que je sentais qu’on faisait du sur place, et en plus je payais très très cher pour un résultat qui n’était pas celui que je voulais.

La grande question pour moi à l’époque : par où commencer ? et comment m’assurer de créer cette culture d’entreprise dont j’avais besoin ?
Dans ce podcast, je vais donc partager avec vous pourquoi et comment créer une culture d’entreprise qui va attirer des collaborateurs performants !
Il vous faut définir les valeurs de l’entreprise et déterminer quelles sont les attitudes collectives et individuelles attendues (Annie Pratt).

Comment appliquer :

1 – Se connaitre

2 – Faire une description des attitudes voulues

3 – Déterminer de quels postes on a besoin

4 – Ecrire la description du poste en fonction

5 – Créer une formation d’équipe

Je vous ai mis avec ce podcast l’exemple de notre description de poste pour un Marketeur. Si jamais vous êtes intéressé pour rejoindre mon équipe, le document indique comment poser votre candidature.

Aujourd’hui, mon équipe compte une dizaine de personnes réparties en plusieurs départements et toutes engagées à une performance exceptionnelle.

Quand vous allez mettre en place des procédures et des systèmes, certaines personnes qui sont allergiques à ce mode de fonctionnement s’en iront. Quand vous aurez défini les attitudes attendues de chacun, certains membres de votre ancienne équipe s’en iront. Et c’est très bien comme ça !

Votre passé ne doit jamais vous enfermer dans un futur que vous ne voulez pas. En décidant des attitudes individuelles et collectives que vous recherchez, vous fixez une barre que toute votre équipe doit atteindre. C’est le seul moyen d’aller toujours plus haut !
Comme vous le savez, ce podcast fait partie d’une série « compte à rebours avant mon séminaire EL ».

Je vous ai promis dans le podcast d’hier de parler bientôt du plan d’action pour bâtir des partenariats solides. On en reparle dans un prochain podcast, mais tout d’abord, j’aimerais vous donner quelques conseils pour tirer parti au maximum de mes prochaines leçons et événements. Donc mon podcast de demain sera consacré à 13 leçons pour tirer le maximum du séminaire Entrepreneur Libre !

À propos de Sébastien

(Le Marketeur Francais : Biographie)Sébastien, surnommé "Le Marketeur Français", est consultant en stratégie marketing, spécialisé dans la croissance explosive des petites entreprises.

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