Comment bien se préparer pour gagner en productivité

Saviez-vous que bien se préparer peut considérablement améliorer votre productivité ?

La préparation concerne deux axes : la planification c’est-à-dire la définition de vos priorités et suivre les meilleurs exemples.

Comment faire pour bien choisir ses priorités ?

Je vous recommande en début de chaque semaine de définir trois priorités, à savoir les trois actions ou projets qui vous feront avancer le plus rapidement vers vos objectifs finaux de l’année.

En début de journée, définissez trois priorités pour ce jour en vous posant la question : « Quelles sont les actions qui me permettront d’atteindre le résultat attendu le plus rapidement possible ? ». Vous connaissez le résultat à atteindre pour la semaine puisque vous avez défini les trois objectifs donc posez-vous la question chaque jour. 

Ecrivez bien ces objectifs et gardez-les bien en vue toute la journée, sur une feuille ou sur votre ordinateur. C’est très important de l’avoir devant vous dans votre espace de travail et pas dans un fichier.

Comment lier les priorités de la semaine avec les priorités de la journée ? 

Il faut prendre les priorités de la semaine et définir quelles sont les actions les plus efficaces pour les atteindre. Ensuite, faites une estimation de la durée de chacune des actions puis dans un fichier Excel, placez-les aux moments choisis pour les réaliser. Vous répartissez le nombre d’heures disponibles en fonction de votre style de vie. Dans mon cas, c’est cinq heures de travail par jour, donc vingt-cinq heures disponibles sur cinq jours car je ne travaille pas le week-end.

Définir les priorités semble une bonne idée mais les gens pourraient objecter que ces priorités bougent continuellement, qu’elles changent face à la réalité et qu’il ne faut pas se laisser distraire par les aléas du quotidien. 

Comment faire pour que notre projet soit fluide, flexible, adaptable aux événements sans pour autant se laisser détourner de l’objectif initial ? 

Il est important de bien comprendre que les priorités dont il est question ici sont les vôtres, celles qui concernent votre projets et non pas les priorités de votre famille ni de vos collaborateurs. Vous devez pouvoir gérer les différentes distractions et les priorités des autres.

En résumé, vous devez définir vos trois priorités pour la semaine et ensuite chaque matin, faites la même chose pour la journée. Ensuite, planifiez ce que vous allez faire heure par heure en prenant votre agenda. Une fois la planification terminée, le plan de la journée est prêt.

Suivre les meilleurs exemples fait aussi partie de la planification, comment faire ?

Evitez d’inventer quelque chose mais trouvez plutôt quelqu’un qui a réalisé ce que vous voudriez faire et faites comme lui. Vous pouvez adapter la solution de la personne en fonction de vos ressources, de vos talents et de votre créativité. 

Regardez sur la marché quel type de produit est similaire à celui que vous voulez lancer et entrez en contact avec la personne pour lui demander comment il a procédé. Même chose si vous voulez créer un site Web. Vous pouvez aussi passer par des formations qui vous aideront à avancer beaucoup plus vite. 

Etre préparé c’est aussi connaître ce qui existe pour suivre les meilleurs exemples.