EtiquetteProductivité

Comment échouer efficacement ?

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https://www.youtube.com/watch?v=dB_lVcl10wo&feature=youtu.be

Je vais vous parler aujourd’hui d’un livre contenant trente excellentes leçons pour les entrepreneurs et l’une de ces leçons vous permettra d’avoir beaucoup plus de succès et aussi de mieux gérer vos échecs. Ce livre s’appelle Les leçons de l’entrepreneur d’Erico Rocha.

Dans ce livre portugais, Erico retire les trente leçons ayant le plus impacté ses clients.

La leçon que j’aimerais partager aujourd’hui est celle « Comment pouvez-vous échouer intelligemment ».

Quand vous allez commencer votre projet, au fur et à mesure de la création de celui-ci, vous allez vous rendre compte que souvent, quand vous lancez un nouveau produit, que vous essayez de toucher un nouveau public, quand vous essayez d’aller à l’international en somme quand vous essayez de faire quelque chose de novateur, dans un premier temps cela ne marchera pas. C’est normal, cela est nouveau. Il vous faudra probablement essayer votre idée plusieurs fois avant que vos objectifs soient atteints.

Erico, dans son livre, partage une leçon à ce sujet qui consiste à vous dire qu’en tant qu’entrepreneur, dans votre budget financier et mental, vous devez investir dans vos échecs. Vous devez vous attendre d’avance à ce que certaines choses ne marchent pas. Il est également recommandé de « choisir » d’avance les échecs que vous êtes prêt à assumer et choisir également les apprentissages qui vont vous apporter le plus possible.

Beaucoup pensent que la réussite est de ne passer par aucun échec mais cela est loin d’être exact. Pour réussir, vous devez passer par de nombreux échecs mais il faut bien les choisir. Vous devez adopter un certain état d’esprit quand vous vous lancez dans un nouveau projet.

Le premier état d’esprit est de limiter vos échecs en essayant de vous concentrer d’abord sur ce qui marche. Concentrez 80 % de votre temps et de votre énergie aux activités ayant déjà prouvé qu’elles apportent des résultats. Cela est déjà différent de l’état d’esprit de l’entrepreneur car, par défaut, lorsque vous vous lancez, vous voulez lancer un tas de nouveaux projets, créer constamment. 

Moi-même c’était mon cas avant, mais un jour je me suis arrêté et j’ai fait une analyse en utilisant la fameuse méthode de Pareto. L’analyse 80/20 de Pareto m’a permis de déterminer quels étaient les 20 % de mes produits qui généraient plus de 80 % de bénéfice à la fin de l’année. J’en suis venu au constat qu’en me concentrant sur ce qui marchait déjà, mes résultats seront meilleurs, tout en laissant tout de même un petit espace pour investir dans de nouveaux produits, de nouveaux modes de communication, de nouvelles plateformes pour la publicité, etc…Il faut que votre ratio soit bien réfléchi. 

Pour investir dans vos échecs, il faut les limiter. Vous devez limiter la quantité de temps passée sur de nouveaux projets et concentrer votre temps sur ce qui fonctionne déjà.

Supposons que vous ayez déjà fait tout ça. Comment allez-vous maintenant choisir les projets que vous allez faire dans ces 20 % de temps à consacrer aux tentatives ? 

Vous devez choisir vos échecs qui auront le maximum d’impact positif. Vous devez vous consacrer sur les projets qui, s’ils réussissent, vont vous apporter d’énormes ressources supplémentaires et s’ils échouent, vous apporteront quand même un résultat positif avec de nouvelles compétences, une nouvelle audience, une montée en puissance sur l’acquisition d’un nouveau média, etc…

Dans le cas où le nouveau projet fonctionne, l’impact peut être énorme. Erico, par exemple, s’est lancé sur Facebook. Aujourd’hui sa page Facebook a plus d’un million de fans et cela est pour lui une énorme source de prospects et de ventes de ses produits et services.

La première chose à faire est donc de limiter vos échecs en limitant le temps consacré à ces nouvelles tentatives. La deuxième chose est de choisir des tentatives qui en cas d’échecs vous apporteront tout de même et qui, si elles réussissent, auront un impact énorme. La troisième chose est que vous devez déterminer le budget, qui doit être en plusieurs dimensions. Vous devez déterminer combien de temps, d’énergie et d’argent vous êtes prêt à investir dans une nouvelle tentative avant de passer en revue les résultats et décider de si vous arrêtez ou non. Quand vous commencez un nouveau projet, prenez en compte que celui-ci sera peut-être un échec mais qu’il servira car vous le faites dans le but d’apprendre.

Par exemple, lorsque vous embauchez quelqu’un pour un poste, il faut vous dire que cette personne ne vous conviendra peut-être pas. Vous ne devez pas vous dire « il me faut la personne parfaite tout de suite », vous devez accepter qu’il vous faudra probablement un certain nombre d’essais avant de pouvoir travailler avec la personne qui vous conviendra.

Comment multiplier vos résultats par 3 ?

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https://www.youtube.com/watch?v=dCowfbywwqQ&feature=youtu.be

Aujourd’hui, je vais vous présenter un livre vous permettant à la fois de diminuer votre dépense de temps, d’énergie et d’argent et d’augmenter considérablement vos ventes et la rentabilité de vos ventes. Il s’agit de 80/20 Sales and Marketing de Perry Marshall.

Le livre est une application de la loi de Pareto de votre marketing. Cette loi dit que quelque soit le domaine dans lequel vous exercez, 80 % de vos résultats viennent de 20 % de vos efforts.

Si vous faites une analyse de votre clientèle, il est fort possible que 20 % de vos clients vous font rapporter 80 % de vos bénéfices.

Le principe de Pareto, que Perry Marshall applique ici au marketing et à la vente est utile dans la mesure où si vous identifiez ces 20 %, les 20% vous rapportant le meilleur effet de levier et les 20 % qui tuent votre rentabilité et bien vous pouvez augmenter cette rentabilité en vous concentrant sur les 20 % qui fonctionnent et éliminer les 20 % qui ne fonctionnent pas et donc diminuer considérablement vos coûts.

Suite à la lecture de ce livre et d’une discussion avec un expert de la publicité Facebook, j’ai regardé une des campagnes Facebook de mon entreprise que nous utilisions pour vendre un de nos produits. Dans cette campagne, nous utilisions cent publicités différentes, chacune touchant un public différent. Au bout de quelques jours, en utilisant le principe de ce livre, je me suis demandé s’il valait mieux garder un groupe des vingt pubs faisant les meilleurs résultats.

Le produit coûtait, disons, huit euros. Pour cette campagne, nous dépensions alors dix-huit euros pour un produit qui en coûtait huit. Ce n’était pas une bonne idée et donc pour optimiser cette campagne, j’ai regardé quelles étaient les vingt publicités qui performaient le mieux. J’ai constaté que sur ces vingt publicités-là, cela nous coûtait cinq euros et soixante centimes pour vendre nos produits à huit euros. Ces pubs-là étaient donc rentables. Les vingt publicités sur les cent représentaient 20 % de notre coût total et à elles seules elles réalisaient 2/3 de toutes les ventes. Nos vingt pubs étaient très rentables pendant que les autres ramaient.

Si vous appliquez cette même approche, vous allez largement vous simplifier la vie.

Quand déléguer une tâche ?

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https://www.youtube.com/watch?v=DhcUOZxJyiM&feature=youtu.be

Quand doit-on déléguer une tâche ? Souvent, en tant qu’entrepreneur, on rechigne à déléguer certaines tâches que l’on aime faire bien que l’on sait que ce n’est pas forcément rentable financièrement. 

Personnellement, j’ai à la base une formation assez technique et un diplôme d’ingénieur en informatique. Autrement dit, je maîtrise le développement des sites Internet et plusieurs autres tâches techniques. Ainsi, j’ai eu mentalement beaucoup de mal avant de décider de me débarrasser de ces tâches. 

Quand vous éprouvez du plaisir en accomplissant une tâche (pour certains, c’est le cœur de leur métier) vous ne pensez pas à la déléguer à d’autres personnes. Or, cette impression que vous maîtrisez parfaitement cette mission vous empêche de développer votre activité. Si vous êtes entrepreneur ou salarié avec une responsabilité et que vous croyez que vous êtes le meilleur pour effectuer certaines tâches, j’ai une bonne et une mauvaise nouvelle pour vous.

La mauvaise nouvelle, c’est qu’il existe des personnes qui sont meilleures que vous et qui peuvent accomplir la même tâche mieux que vous.

La bonne nouvelle, ces personnes ne sont pas seulement meilleures, mais souvent le fait de déléguer une tâche va vous permettre de minimiser son coût de réalisation tout en conservant la qualité et en diminuant le temps d’exécution.

Il s’agit d’une croissance et d’une évolution personnelle pour se rendre compte qu’il vaut mieux déléguer certaines tâches au lieu de les effectuer vous-mêmes. Cas échéant, cela vous coûtera plus de temps et d’argent.

Si à l’heure actuelle, vous pensez que vous n’osez pas déléguer parce que vous jugez que ce n’est pas rentable pour vous et que vous préférez accomplir ces tâches vous-mêmes, pensez donc à faire un travail personnel sur ce point afin d’apprendre à déléguer cette responsabilité au maximum. Vous pouvez déléguer :

  • Les activités que vous n’aimez pas.
  • Les activités qui génèrent moins à l’heure que votre objectif de rendement horaire.
  • Pendant une semaine, notez tout ce que vous faites par bloc de 15 minutes et demandez-vous si une personne peut effectuer cette tâche en moins de temps et à un coût réduit.

J’aimerais partager avec vous un autre conseil qui me paraît important à propos de la construction de votre équipe. Ne choisissez pas les personnes pour leur expertise sauf si vous avez besoin d’une expertise spécifique afin d’accomplir une mission déterminée.

Le cas échéant, privilégiez les personnes qui peuvent gérer des projets différents simultanément et aussi des personnes qui peuvent gérer d’autres personnes. 

Les personnes qui ont ce profil, peuvent vous accompagner pendant la croissance et le développement de votre activité. Par contre, le profil d’une personne qui ne maîtrise qu’une expertise bien déterminée n’est pas toujours flexible et peut vous bloquer. Vous aurez besoin de cette expertise pour seulement une partie de votre projet ou pour une période déterminée. Pour cette raison, je vous invite, si vous avez besoin d’une expertise spécifique, à signer des contrats ponctuels.  

Pour récapituler, les deux points fondamentaux pour l’optimisation de ressources sont :

  1. Déléguez à des personnes qui peuvent accomplir une tâche donnée en moins de temps que vous et à un coût réduit ;
  2. Faites appel à des personnes capables de gérer différents projets à la fois ainsi que plusieurs personnes. Si jamais vous avez besoin d’une expertise déterminée, signez des contrats ponctuels. 

Comment déléguer tout en étant rentable ?

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Saviez-vous que déléguer peut rimer avec rentabilité ? Pour cela, vous devez optimiser vos ressources et déléguer au maximum en particulier les points suivants :

  • Les activités que vous n’aimez pas.
  • Les activités qui génèrent moins à l’heure que votre objectif de rendement horaire. Par exemple, si votre objectif est de gagner 100 000 euros par an, cela revient à 500 euros par jour sur 200 jours de production, soit 100 euros de l’heure si vous travaillez 5h/jour. Tout ce qui revient à moins de 100 euros de l’heure est à sous-traiter.
  • Pendant une semaine, notez tout ce que vous faites par bloc de 15 minutes et demandez-vous si quelqu’un de moins payé que vous peut faire la même chose.

Par ailleurs, construire votre équipe va également aider à optimiser vos ressources :

  • Votre équipe peut-être réelle ou virtuelle. Vous pouvez par exemple engager des freelancers en ligne dans n’importe quel domaine, même s’ils se trouvent à l’autre bout de la planète.
  • Privilégiez les personnes qui peuvent gérer cinq projets différents et qui peuvent gérer cinq autres personnes.

Lorsque vous vivez dans un lieu ayant peu d’habitants (à peine 10 000 par exemple) vous ne trouverez probablement pas les profils que vous recherchez par l’embauche standard, il vous faudra donc privilégier l’embauche sur Internet.

Cinq outils indispensables pour travailler moins (en gagnant plus)

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Découvrez les 5 outils incontournables pour diminuer votre charge de travail tout en gagnant davantage. 

Le premier outil indispensable pour travailler moins en gagnant plus est : 

  1. La mesure de votre temps avec Toggl

Il faut que vous osiez regarder la vérité en face et il vous faut donc un outil qui vous permet de savoir combien de temps vous avez réellement passé à travailler et sur quelle tâche vous avez passé ce temps.

Pour ma part, j’ai découvert que je passais énormément de temps à mettre à jour mes sites Internet et à en corriger les bugs. J’avais en un seul mois passé 13 heures à cette activité. C’est là que j’ai réalisé qu’il était temps que je délègue.

Le meilleur outil pour mesurer le temps que vous passez sur chaque tâche s’appelle TOGGL. Il s’agit d’un outil gratuit et simple d’utilisation. Cet outil vous permettra de savoir facilement combien de temps vous travaillez et à quoi vous passez votre temps de travail.

La seconde chose à faire pour réussir à travailler moins est de : 

  1. Compartimenter votre temps en créant deux profils sur votre ordinateur

Vous devez parvenir à arrêter d’être morcelé entre plusieurs tâches. Pour cela, il est nécessaire de séparer votre temps de travail de votre temps libre.

Une bonne astuce pour séparer vos loisirs de votre travail est de vous créer deux profils sur votre ordinateur. Un portant le nom de « travail », l’autre portant le nom de « temps libre ». Avoir les deux vous forcera à vous connecter uniquement à celui qui est pertinent pour l’activité que vous allez faire.

Sur chacun de vos deux profils, installez une extension, plus particulièrement un bloqueur de sites. Sur le profil professionnel, bloquez tous les sites de loisirs et faites l’inverse sur votre profil de loisirs. Vous allez constater qu’en séparant bien sur votre ordinateur vos loisirs de votre travail, il vous sera bien plus facile de vous concentrer en travaillant et également d’avoir du temps libre sans se laisser distraire par le boulot.

Ceci nous amène à la troisième méthode pour travailler moins.

  1. Travailler par période de temps concentré

La méthode Pomodoro est recommandée. Elle consiste à travailler sur une seule tâche pendant la prochaine session de 25 minutes puis de faire une pause avant de reprendre. 

Un excellent outil pour mesurer son temps existe et s’appelle Breaktimeapp, disponible sur Mac. Sur PC, Workrave est un bon équivalent. Sachez que vous serez bien plus productifs en faisant par exemple 25 minutes de travail puis 25 minutes de pause que si vous avez travaillé pendant toute l’heure en continu.

La quatrième stratégie pour travailler moins consiste à :

  1. Réduire le temps de travail le soir 

Les écrans d’ordinateur ont une lumière bleue qui, le soir, vous tient éveillé. Il existe un outil pour empêcher cela : FLUX. FLUX vous demande où vous êtes situé et va automatiquement rechercher à quelle heure le soleil se couche là où vous êtes et une fois qu’il le saura, il va ajuster la balance de couleurs de l’écran de votre ordinateur à la lumière naturelle. Plus la soirée avance, plus FLUX va diminuer la lumière bleue de votre écran. 

Grâce à cela, vous allez réussir à ressentir la sensation de sommeil quand vous êtes fatigués.

Enfin, le dernier conseil à donner afin de vous permettre de travailler moins est de :

  1. Jeter votre To Do List

La To Do List est un cercle vicieux dans lequel il est difficile de sortir car sur une liste de par exemples 17 tâches à réaliser vous aurez tendance à en réaliser que deux ou trois et pas les plus importantes. De plus, d’ici la fin de votre journée d’autres se rajouteront et vous vous sentirez vite submergé. 

Il est conseillé d’à la place avoir avec vous un carnet dans lequel vous écrivez vos deux objectifs de la journée. Un objectif qui est celui qui fera le plus avancer votre entreprise et le second objectif est celui dont votre entreprise a également besoin. 

Par exemple, votre premier objectif peut être de terminer votre manuscrit et l’envoyer à l’éditeur mais vous pouvez avoir également en même temps une sollicitation du banquier qui vous demande de confirmer un virement. Ce n’est certes pas aussi important que votre premier objectif mais c’est urgent. Vos deux objectifs doivent être une action importante et une action urgente.

Comment bien se préparer pour gagner en productivité

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Saviez-vous que bien se préparer peut considérablement améliorer votre productivité ?

La préparation concerne deux axes : la planification c’est-à-dire la définition de vos priorités et suivre les meilleurs exemples.

Comment faire pour bien choisir ses priorités ?

Je vous recommande en début de chaque semaine de définir trois priorités, à savoir les trois actions ou projets qui vous feront avancer le plus rapidement vers vos objectifs finaux de l’année.

En début de journée, définissez trois priorités pour ce jour en vous posant la question : « Quelles sont les actions qui me permettront d’atteindre le résultat attendu le plus rapidement possible ? ». Vous connaissez le résultat à atteindre pour la semaine puisque vous avez défini les trois objectifs donc posez-vous la question chaque jour. 

Ecrivez bien ces objectifs et gardez-les bien en vue toute la journée, sur une feuille ou sur votre ordinateur. C’est très important de l’avoir devant vous dans votre espace de travail et pas dans un fichier.

Comment lier les priorités de la semaine avec les priorités de la journée ? 

Il faut prendre les priorités de la semaine et définir quelles sont les actions les plus efficaces pour les atteindre. Ensuite, faites une estimation de la durée de chacune des actions puis dans un fichier Excel, placez-les aux moments choisis pour les réaliser. Vous répartissez le nombre d’heures disponibles en fonction de votre style de vie. Dans mon cas, c’est cinq heures de travail par jour, donc vingt-cinq heures disponibles sur cinq jours car je ne travaille pas le week-end.

Définir les priorités semble une bonne idée mais les gens pourraient objecter que ces priorités bougent continuellement, qu’elles changent face à la réalité et qu’il ne faut pas se laisser distraire par les aléas du quotidien. 

Comment faire pour que notre projet soit fluide, flexible, adaptable aux événements sans pour autant se laisser détourner de l’objectif initial ? 

Il est important de bien comprendre que les priorités dont il est question ici sont les vôtres, celles qui concernent votre projets et non pas les priorités de votre famille ni de vos collaborateurs. Vous devez pouvoir gérer les différentes distractions et les priorités des autres.

En résumé, vous devez définir vos trois priorités pour la semaine et ensuite chaque matin, faites la même chose pour la journée. Ensuite, planifiez ce que vous allez faire heure par heure en prenant votre agenda. Une fois la planification terminée, le plan de la journée est prêt.

Suivre les meilleurs exemples fait aussi partie de la planification, comment faire ?

Evitez d’inventer quelque chose mais trouvez plutôt quelqu’un qui a réalisé ce que vous voudriez faire et faites comme lui. Vous pouvez adapter la solution de la personne en fonction de vos ressources, de vos talents et de votre créativité. 

Regardez sur la marché quel type de produit est similaire à celui que vous voulez lancer et entrez en contact avec la personne pour lui demander comment il a procédé. Même chose si vous voulez créer un site Web. Vous pouvez aussi passer par des formations qui vous aideront à avancer beaucoup plus vite. 

Etre préparé c’est aussi connaître ce qui existe pour suivre les meilleurs exemples.

Six façons de repérer si vous vous sabotez

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Quel est l’obstacle qui garantit que tout ce que vous êtes en train d’apprendre ne servira à rien ? Je vais vous le dévoiler aujourd’hui et vous expliquer comment vous en débarrasser.

Je vais reparler d’un certain livre que j’ai déjà mentionné dans des articles précédents. Il s’agit en particulier du livre de Julie Cairns, une entrepreneuse australienne multimillionnaire,  The Abundance Code. Lorsque j’ai commencé à le lire, une chose m’a marqué. Au début, elle parle du sabotage inconscient, c’est-à-dire comment devons-nous faire pour savoir que nous nous sabotons par rapport à l’argent. Elle explique qu’il existe plusieurs façons pour l’auto-sabotage de se manifester et peut-être est-ce le cas pour vous en ce moment.

Il existe en fait six façons de repérer si vous vous sabotez :

1. Il se peut que vous rejetiez des preuves qui soutiennent un point de vue opposé au vôtre.

2. Peut-être n’êtes-vous pas dans un état d’esprit réceptif pour apprendre quelque chose de nouveau. Vous vous dites que vous êtes trop vieux pour changer, que c’est trop tard. C’est une excuse, une façon de ne pas entrer dans la zone de confort du changement.

3. Avoir une résistance basée sur notre sens d’identité ou notre valeur en nous-mêmes. Par exemple, si vous fondez votre estime de vous sur la quantité de travail que vous fournissez, vous serez toujours submergé. Pour vous sentir comme étant quelqu’un de plus important, vous trouverez toujours le moyen d’être surmené. Le problème est que vous avez décidé que votre valeur dépendait de ce que vous faites plutôt que de qui vous êtes. Julie Cairns dit que si nous lions notre sens d’identité au comportement négatif qui nous empêche d’obtenir des résultats, nous n’aurons pas envie de changer même si nous savons que cela nous aiderait. En effet, nous perdrions notre identité.

4. Se dire qu’il nous reste encore à faire d’autres choses avant d’utiliser le conseil qui pourrait changer notre vie. Vous venez d’apprendre quelque chose qui vous permettrait d’obtenir instantanément le résultat que vous recherchez mais vous êtes déjà en train de réaliser autre chose et vous voulez aller au bout même si cela ne marche pas. Lorsque je voulais débuter mon entreprise, tout le monde me conseillait de garder mon travail salarié pour me créer un réseau puis seulement de démarrer mon projet. Or, l’expérience que je pouvais acquérir n’avait pas de rapport avec la boîte que je voulais fonder. Ce type de conseil empêche de réussir mais beaucoup de gens réagissent ainsi. Ils attendent d’avoir déménagé, que les enfants soient rentrés à l’université, qu’ils aient obtenu une augmentation etc.

5. Vous ressentez peut-être une sensation de fatigue ou des difficultés à vous concentrer quand vous essayez de vous former sur le sujet de l’argent. Si vous éprouvez des difficultés par rapport à l’argent et que vous décidez de lire des livres, de suivre des formations, instantanément vous allez être distrait par autre chose ou éprouver de la fatigue. Ce symptôme est l’un des plus graves qui peut vous empêcher de réussir.

6. Abandonner dès le premier obstacle. Vous débutez votre projet mais face au premier obstacle vous trouvez un prétexte pour renoncer (Trop vieux, trop jeune, pas fait pour ça, aucune chance de réussir etc.).Steven Pressfield a écrit deux ouvrages que je vous recommande : La Guerre de l’Art et  Turning Pro qui expliquent le concept de résistance, l’ennemi dans notre cerveau qui nous empêche d’avancer, d’être productifs et qui trouve toujours une raison pour nous occuper à autre chose plutôt qu’à notre réelle vocation.

Comment et pourquoi créer des cartes mentales ?

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Saviez-vous que les cartes mentales permettent de regrouper efficacement les idées au lieu d’utiliser le format papier ? Pour cela il existe différents outils. Certains d’entre vous utilisent probablement ce type d’outil pour leurs formations et pour ceux qui ne l’utilisent pas encore, je vous recommande de vous y mettre au plus vite. Une fois que l’on a essayé une première fois cet outil, on ne lâche plus cette technique. 

Comment ça marche ?

L’idée est simple. On part d’une idée principale et on fait des thèmes. Quand on a une idée principale et que l’on met en place les différents thèmes qui en découlent, il faut les intégrer pour mieux organiser son concept. 

Les cartes mentales permettent de mieux regrouper vos idées. 

Dans l’exemple de l’idée de séduire nous pouvons regrouper cette idée en ces différents thèmes : 

  • Aborder une personne : sortir de sa bulle, 
  • Discuter avec cette personne, 
  • Conclure : faire en sorte que la relation se concrétise, 
  • Entretenir la relation, 
  • Faire un travail personnel de développement et de préparation, 
  • Devenir remarquable : une personne à qui on a envie de parler. 

Dans ce cas, vous avez vos idées et vous avez regroupé vos notes en fonction des catégories que vous avez mis en place. Vous organisez vos notes petit à petit. 

En utilisant cette méthode, que cela soit sur papier ou sur un logiciel, vous pourrez créer votre programme ou votre produit de formation très rapidement. 

Si vous choisissez d’utiliser un logiciel, cela sera beaucoup mieux que de façon linéaire sur papier. Avec un logiciel, les idées sont mieux présentées, mieux rédigées et avec une meilleure organisation. 

Je vous recommande un logiciel qui s’appelle Mindjet Mindmanager. Il s’agit d’un logiciel payant. Il existe également d’autres logiciels qui sont gratuits, comme par exemple Freemind ou Bubble.us

C’est une astuce que je vous recommande d’avoir comme approche quand vous créez et qui vous économisera des heures quand vous êtes en train de préparer votre produit. 

Comment créer vos produits 5 fois plus vite et 30 fois moins cher ?

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Les recommandations que je vais vous partager dans cet article sont tirées du livre Smarter, faster, better de Charles Duhigg et vont vous aider à gagner en productivité.

Dans son livre, Charles Duhigg mentionne un système nommé la méthode « scrum ». Cette méthode a été utilisée lors de la refonte des systèmes du FBI américain. 

En 1997, le FBI s’est rendu compte que leur système de gestion d’informations était désordonné. Chaque agent devait remplir les rapports en format papier en triple exemplaire, l’annoter et l’envoyer dans un système de tubes et de dossiers à d’autres personnes et les informations et les pistes se perdaient. Il n’y avait pas de communication entre les services et beaucoup de mal à faire le lien entre les affaires qui semblaient être complètement disjointes. Cela aurait permis de retrouver des personnes disparues, des criminels qui faisaient le même crime à plusieurs endroits différents et comme c’était géré par différents bureaux, les informations n’étaient pas en corrélation.

Le FBI a décidé de créer un programme qu’ils ont nommé « Sentinel » et de faire exécuter ce programme en l’espace de 5 ans. Le budget était d’une centaine de millions de dollars. 13 ans et 300 millions de dollars dépensés plus tard, Sentinel était toujours pas opérationnel, le système ne fonctionnait pas et n’existait pas : rien n’était utilisable. Les agents continuaient de faire des rapports en triple exemplaire.

Le FBI a fait appel à un manager, Chad Fulgham, qui travaillait avec une nouvelle méthode, ce que l’on appelle une méthode agile de développement. Chad Fulgham est arrivé et il a demandé le temps qu’il restait aux agents pour développer Sentinel. Selon l’estimation de l’entreprise de développement qui s’occupait de ce programme il restait 6 ans de travail et 396 millions de dollars à dépenser pour finir le projet avec les 300 personnes qui travaillaient dessus.

Chad Fulgham leur a proposé de reprendre le projet de zéro avec une équipe de 30 personnes pour environ 20 millions de dollars et de leur livrer le résultat en moins d’un an et demi. Le FBI fut très sceptique de cette offre irrésistible car ayant déjà reçu des promesses depuis 13 ans sans résultat. Le programme a été livré et fonctionnel 16 mois plus tard.

Grâce à la méthode Scrum, les équipes du FBI ont pu commencer à utiliser l’outil alors qu’il n’était pas encore livré. 

Le livre n’explique pas la méthode Scrum mais donne quelques-uns des principes clés.

L’idée de base est incroyablement simple.

Au lieu de se lancer dans de grands projets qui vont terminer dans quelques mois ou quelques années et à la fin avoir le produit fini et le livrer, l’idée est de réitérer très rapidement. Toutes les 2 ou 3 semaines ou tous les mois, on veut avoir une nouvelle version du produit pour pouvoir le tester.

Une équipe qui travaille doit créer des livrables. À mesure que l’équipe travaille elle doit créer de nouvelles choses qui fait que le statu quo aujourd’hui est différent du statu quo de la semaine dernière. 

L’idée est simple car elle permet de travailler sous forme de sprint : une période de temps courte, par exemple 2 semaines. Au début des 2 semaines, il faut prévoir ce que l’on aura accompli de différent ou de nouveau dans 2 semaines. Il ne s’agit pas d’objectif mais de déterminer ce qui sera créer.

Par exemple :

  • la réalisation de 3 vidéos de pré-lancement,
  • la création des 4 premiers modules de la formation,
  • la création de la procédure qui explique comment on accueille un nouveau client,
  • contacter un certain nombre de partenaires…

Ce n’est pas un objectif comme par exemple le fait de signer tant de partenariats, c’est plutôt une action que l’on s’est engagée à accomplir.

Chaque membre de l’équipe décide des actions qu’il s’engage à réaliser au cours des 2 prochaines semaines et ce qui va être produit. 

En tant qu’entrepreneur on ne se préoccupe pas de savoir les actions que font les personnes. Si des personnes sont hyper-actives mais ne produisent rien, cela ne sert à rien.

L’idée est que tout le monde soit actif et s’engage sur des actions et surtout de savoir ce qui va être livré et créé de nouveau à la fin.

Le simple fait de fonctionner de cette façon et de penser en terme de livrables fait avancer votre entreprise beaucoup plus vite. La création de vos produits et de votre marketing avancera beaucoup plus rapidement. Le tout pour moins cher, car quand vous êtes plus productif, cela diminue les coûts de création de tout ce que vous créez dans votre activité.

Ce qui nuit à votre productivité et votre entreprise : le goulot d’étranglement

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Qu’est-ce qui bloque votre entreprise et qu’est-ce qui nuit à votre productivité, tue votre motivation, efface toutes traces d’efficacité et vous empêche de vendre vos produits/services et d’être rentable ?

Pour répondre à ces questions, j’aimerais vous partager un principe développé par Eliyahu M.Goldrat, l’auteur du livre The Goal. Eliyahu M.Goldratt, a écrit un roman expliquant comment nous pouvons augmenter la productivité de notre entreprise. Il s’agit d’un des premiers livres à avoir parlé de la théorie des contraintes.

La théorie des contraintes dit que si nous considérons notre entreprise comme un système, c’est-à-dire comme un ensemble de processus ayant des entrées, des sorties et un fonctionnement en interne, ce qui empêche le système de produire davantage c’est un petit nombre de rouages à l’intérieur qui sont des goulots d’étranglement.

Cette théorie nous dit que cela ne sert à rien de travailler d’arrache-pied pour augmenter de quelques % toutes les composantes de votre système. Si vous n’éliminez pas le goulot d’étranglement, cela ne sert à rien d’augmenter la capacité en amont, cela peut même être une catastrophe. Autrement dit, si le goulot d’étranglement limite le débit de vente que peut réaliser votre entreprise et que vous ne l’avez pas identifié, vous risquez de créer une catastrophe si vous essayez d’optimiser le reste.

Dès que vous connaissez le principe clé de cette théorie des contraintes, vous pouvez dessiner un schéma du flux que représente votre entreprise et vous pourrez peut-être vous apercevoir que vous avez un goulot d’étranglement. Si vous avez un goulot d’étranglement, tant que vous n’avez pas réglé le problème, votre boîte ne pourra pas se développer, tout le reste ne servira à rien.

Ce qui est intéressant, c’est de se demander quelle partie de votre système a une capacité inférieure à la demande du marché ou à ce qui est déjà fourni. 

Par exemple, si vous avez plus de prospects qui arrivent que ce que vous pouvez en traiter, vous avez ici votre goulot d’étranglement et ce sera sur cela qu’il faudra travailler et ce sera d’ailleurs le seul levier de croissance sur lequel vous devrez travailler et cette leçon est extrêmement importante.Je vous recommande de lire The Goal car il permet de comprendre encore mieux le goulot d’étranglement.

À propos de Sébastien

(Le Marketeur Francais : Biographie)Sébastien, surnommé "Le Marketeur Français", est consultant en stratégie marketing, spécialisé dans la croissance explosive des petites entreprises.

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